Поиск элементов смарт-процесса

Активити (робот) "Поиск элементов смарт-процесса" предназначено для использования в роботах и бизнес-процессах и может быть полезно в следующих сценариях:

Поиск элементов смарт-процесса по различным критериям (название, стадия, ответственный);
Фильтрация элементов для создания отчётов и аналитики;
Поиск связанных элементов при работе с контактами, компаниями или сделками;
Поиск элементов в определённой воронке (направлении) смарт-процесса;
Поиск элементов по датам начала, завершения или последней коммуникации;
Массовые операции над группой элементов (изменение стадии, назначение ответственного);
Поиск элементов по сумме для финансовой аналитики;
Интеграция с другими сущностями CRM (лиды, сделки, контакты, компании);
Автоматизация процессов на основе найденных элементов;
Поиск элементов по пользовательским полям смарт-процесса.

Как работает активити (робот):
- Активити (робот) автоматически получает список всех доступных полей выбранного смарт-процесса через REST API (crm.item.fields);
- Для каждого поля создаётся параметр поиска, который можно заполнить для фильтрации;
- Поддерживается выбор воронки (направления) и стадии для более точного поиска;
- Можно комбинировать несколько полей для более точного поиска;
- Поиск выполняется по принципу "И" (AND) - все указанные условия должны выполняться одновременно;
- Поддерживается обработка больших объёмов данных (более 50 элементов) через специальную обработку;
- Результаты возвращаются в виде массива ID элементов, строки с ID через запятую, первого и последнего ID, количества найденных элементов.

Сценарий работы активити (робота) бизнес-процесса

Описание параметров активити (робота)

Название поля	Описание и примеры использования
Тип смарт-процесса	В данном поле нужно выбрать из выпадающего списка смарт-процесс, в котором будет осуществляться поиск элементов. Это обязательный параметр. Примеры: - Выберите нужный смарт-процесс из выпадающего списка; - Список смарт-процессов формируется автоматически на основе настроек вашего портала.
Воронка	В этом поле из выпадающего списка нужно выбрать направление (воронку), в которой находится искомый элемент смарт-процесса. Примеры: - Выберите нужную воронку из выпадающего списка; - Если воронка не указана, поиск будет осуществляться по всем воронкам.
Стадия	В этом поле указывается ID стадии, в которой находится элемент. Примеры: - Выберите нужную стадию из выпадающего списка; - Можно выбрать несколько стадий, зажав Ctrl и кликнув по нужным стадиям.
ID	В этом поле нужно указать ID искомого элемента смарт-процесса. Примеры: - ={123} - найти элемент с ID равным 123; - {=Document:ID} - использовать ID из текущего документа; - ={!123} - найти все элементы, кроме элемента с ID 123.
Название	В этом поле указывается название искомого элемента. Поддерживает поиск по частичному совпадению. Примеры: - ={%заявка} - найти элементы, название которых содержит "заявка"; - ={Заявка на ремонт} - найти элемент с точным названием; - ={!%тест} - найти элементы, название которых не содержит "тест".
Ответственный	В данном поле указывается ID сотрудника, который указан как ответственный в элементе. Примеры: - {=Document:ASSIGNED_BY_ID} - использовать ответственного из текущего документа; - ={25} - найти элементы пользователя с ID 25; - {=User:ID} - найти элементы текущего пользователя.
Доступно для всех	В данном поле из выпадающего списка нужно выбрать, является ли элемент общедоступным (виден всем). Варианты: - Да - элемент виден всем пользователям; - Нет - элемент виден только определённым пользователям.
Создано CRM-формой	В данном поле указывается ID CRM формы (Контакт-центр -> Форма на сайт), с помощью которой элемент был создан. Примеры: - ={5} - найти элементы, созданные формой с ID 5.
Дата начала	В этом поле указывается дата начала работы с элементом. Формат: день.месяц.год час:минута:секунда. Примеры: - ={=>08.12.2021 14:00:00} - найти элементы с датой начала после указанной даты; - ={{01.01.2025 00:00:00}}##{{31.12.2025 23:59:59}} - найти элементы с датой начала в 2025 году.
Дата последней коммуникации	В этом поле указывается дата и/или время последней коммуникации с клиентом. Примеры: - ={=>{=dateadd({=System:Now}, "-7d")}} - найти элементы с коммуникацией за последние 7 дней.
Дата завершения	В этом поле указывается дата завершения работы с элементом. Формат: день.месяц.год час:минута:секунда. Примеры: - ={=<31.12.2025 23:59:59} - найти элементы с датой завершения до конца 2025 года.
Компании	В данном поле указывается ID компании, с которой искомый элемент связан. Примеры: - ={123} - найти элементы, связанные с компанией ID 123; - {=Document:COMPANY_ID} - использовать ID компании из текущего документа.
ID Контакта	В данном поле указывается ID контакта, с которым искомый элемент связан. Примеры: - ={456} - найти элементы, связанные с контактом ID 456; - {=Document:CONTACT_ID} - использовать ID контакта из текущего документа.
ID связанного лида	В этом поле нужно указать ID связанного с элементом лида. Примеры: - ={789} - найти элементы, связанные с лидом ID 789.
ID связанного предложения	В этом поле нужно указать ID связанного с элементом предложения.
ID связанного заказа	В этом поле нужно указать ID связанного с элементом заказа.
Наблюдатели	В данном поле указывается ID сотрудника, который является наблюдателем в искомом элементе. Примеры: - ={25} - найти элементы, где пользователь с ID 25 является наблюдателем.
Направление	В данном поле указывается ID направления, к которому искомый элемент относится.
Источник	В данном поле можно указать источник элемента. Значения берутся из одноимённого справочника CRM. Примеры: - ={WEB} - найти элементы из источника "Веб-сайт"; - ={CALL} - найти элементы из источника "Звонок".
Дополнительно об источнике	В этом поле указываются дополнительные данные об источнике.
Сумма	Данное поле аналогично по функционалу полю из сущности сделка - в нем отображается/заполняется общая денежная сумма по элементу. Примеры: - ={>100000} - найти элементы с суммой больше 100 000; - ={{10000}}##{{50000}} - найти элементы с суммой от 10 000 до 50 000.
Режим расчета суммы	В данном поле из выпадающего списка нужно выбрать, активен ли режим автоматического расчета суммы или нет.
Валюта	В данном поле указывается валюта, в которой происходит расчет. Примеры: - ={RUB} - найти элементы в рублях; - ={USD} - найти элементы в долларах.
Реквизиты Вашей компании	В данном поле указываются ID реквизитов Вашей компании.
Делать отладочные сообщения в журнал БП	Варианты: да/нет. Позволяет выбрать, нужно ли создавать отладочные сообщения в журнал БП или нет. Это поле нужно использовать только по необходимости из-за большого расхода запросов и уменьшенной скорости срабатывания активити (робота).
Запускать от имени	Данное поле необходимо для того, чтобы установить сотрудника, с правами которого выполнять действие данного активити (робота). Если у сотрудника не будет прав на выполнение действия, то активити (робот) не сработает. Рекомендуем выбирать всегда сотрудника с правами администратора системы.
Устанавливать текст статуса	Данное поле позволяет включать возможность установки статуса бизнес-процесса.
Текст статуса	В данном поле указывается текстовый вариант статуса. Вы можете написать свой вариант названия статуса.
Ожидать ответа	Данное поле Вами не управляется. Оно необходимо для того, чтобы определить, нужно ли ожидать реакции от нашего активити (робота) после запуска.
Период ожидания (Время ожидания ответа от приложения)	Указывается в секундах, минутах, часах, днях, но не менее 5 минут и желательно не более 1 часа. Это поле нужно для аварийного завершения активити (робота), и если ответ не получен в течении того количества времени, то активити (робот) завершается.

Операторы сравнения для поиска

Данные символы ставятся перед содержимым ячейки:
- ={%ваше значение} - содержит (можно искать буквы и цифры в выбранной вами строке).
Пример заполнения: ={%груша}, вернет все ID сущностей, в которых, в выбранном вами поле, содержится слово "груша".
- ={!%ваше значение} - не содержит.
Пример заполнения: ={!%123}, это значит, что значение в выбранном поле не содержит 123.
- ={ваше значение} - равно.
Пример заполнения: ={123}, это значит, что значение в выбранном поле равно 123.
- ={!ваше значение} - не равно.
Пример заполнения: ={!123}, это значит, что значение в выбранном поле не равно 123.
- ={>ваше значение} - больше.
- ={<ваше значение} - меньше.
- ={=>} - больше или равно.
- ={=<} - меньше или равно.

Для полей типа "дата" и "дата/время":
- Содержимое ячейки должно заполняться так: ={=>14.03.2020 15:10}
- В случае с переменной: ={=>{=Variable:search_date}}
- При необходимости поиска диапазона "от и до": ={{01.03.2015 14:55:22}}##{{07.05.2015 14:55:22}}

Примеры использования активити (робота)

Описание примера	Решение
Поиск элементов смарт-процесса "Заявки" на стадии "Новая"	Параметры: Тип смарт-процесса - Заявки, Стадия - Новая. Активити (робот) найдёт все элементы на указанной стадии.
Поиск элементов по ответственному из текущего документа	Параметры: Тип смарт-процесса - [выбрать нужный], Ответственный - {=Document:ASSIGNED_BY_ID}. Активити (робот) найдёт все элементы, за которые отвечает тот же сотрудник.
Поиск элементов, связанных с контактом ID 456	Параметры: Тип смарт-процесса - [выбрать нужный], ID Контакта - ={456}. Активити (робот) найдёт все элементы, связанные с указанным контактом.
Поиск элементов с суммой больше 100 000 рублей	Параметры: Тип смарт-процесса - [выбрать нужный], Сумма - ={>100000}, Валюта - ={RUB}. Активити (робот) найдёт все элементы с суммой больше 100 000 рублей.
Поиск элементов с названием, содержащим "ремонт"	Параметры: Тип смарт-процесса - [выбрать нужный], Название - ={%ремонт}. Активити (робот) найдёт все элементы, в названии которых есть слово "ремонт".
Поиск элементов в определённой воронке	Параметры: Тип смарт-процесса - [выбрать нужный], Воронка - [выбрать нужную]. Активити (робот) найдёт все элементы в указанной воронке.
Поиск элементов, созданных за последний месяц	Параметры: Тип смарт-процесса - [выбрать нужный], Дата начала - ={=>{=dateadd({=System:Now}, "-1m")}}. Активити (робот) найдёт все элементы, созданные за последний месяц.
Поиск элементов, связанных с компанией из текущего документа	Параметры: Тип смарт-процесса - [выбрать нужный], Компании - {=Document:COMPANY_ID}. Активити (робот) найдёт все элементы, связанные с компанией из текущего документа.
Поиск элементов с датой завершения в текущем квартале	Параметры: Тип смарт-процесса - [выбрать нужный], Дата завершения - ={{01.01.2025 00:00:00}}##{{31.03.2025 23:59:59}}. Активити (робот) найдёт все элементы с датой завершения в первом квартале 2025 года.
Поиск общедоступных элементов текущего пользователя	Параметры: Тип смарт-процесса - [выбрать нужный], Ответственный - {=User:ID}, Доступно для всех - Да. Активити (робот) найдёт все общедоступные элементы текущего пользователя.

Сценарий работы робота

Возвращаемые параметры данного активити (робота):
- Результат поиска (массив для итератора) (search_results_array) - массив чисел с ID найденных элементов смарт-процесса. Используется для итерации по результатам в бизнес-процессе.
- Результат поиска (строка) (search_results_string) - строка со всеми результатами поиска, разделёнными запятыми. Удобно для передачи в другие активити (роботы).
- Первый результат поиска (search_result_first_string) - строка с первым результатом поиска. Полезно, когда нужно получить только первый найденный элемент.
- Последний результат поиска (search_result_last_string) - строка с последним результатом поиска.
- Количество найденных элементов (count_search) - числовое значение, указывающее количество найденных элементов.
- Сообщение об ошибке (s_error_logs) - строка с описанием ошибки или сообщением об успешном выполнении.

Важно о возвращаемых параметрах: Если элементы не найдены, количество найденных элементов будет равно 0. Всегда проверяйте количество найденных элементов перед использованием результатов в дальнейших шагах бизнес-процесса.

Важно! Ограничения и рекомендации:

Обязательный параметр:
Для успешного поиска обязательно должен быть указан параметр "Тип смарт-процесса". Без указания типа смарт-процесса поиск не будет выполнен.

Динамическая поддержка полей:
Активити (робот) автоматически получает список всех доступных полей выбранного смарт-процесса, включая пользовательские поля. Это означает, что вы можете искать по любым полям, доступным в вашем смарт-процессе.

Воронки и стадии:
Воронки и стадии загружаются динамически для выбранного смарт-процесса. Если вы измените смарт-процесс, список воронок и стадий обновится автоматически.

Обработка больших объёмов данных:
Активити (робот) автоматически обрабатывает случаи, когда результатов больше 50 элементов, используя специальную функцию more50. Все элементы будут корректно обработаны и возвращены в результатах.

Права доступа:
Убедитесь, что пользователь, указанный в поле "Запускать от имени", имеет права на просмотр элементов смарт-процесса. Рекомендуется использовать пользователя с правами администратора системы.

Ваша корзина пуста

Поиск элементов смарт-процесса