Специально для наших клиентов мы создали это приложение, которое позволит Вам создавать шаблоны проектов, состоящих из кучи уже связанных задач и следить за своевременным выполнением ваших проектов.
Штатный функционал конструктора бизнес-процессов Битрикс24 не позволяет использовать все возможности, которые заложены в системе и системы своё представление о просроченности задач. Наше решение умеет определять будущую просрочку, которая наступит только через большой промежуток времени.
- Для компаний, которые ведут проектные работы.
- Для компаний которые строят планы производства и выпуска различной продукции.
- Для тех, кто хочет расширить возможности стандартных активити в Битрикс24.
С помощью нашего приложения Вы сможете создавать шаблоны задач, стыковать несколько шаблонов, которые состоят из десятков или сотен задач между собой.
В составе приложения идут 3 активити, которые выполняют разные роли.
1. Задача (Гант) — это активити позволяет создавать задачи, используя все функциональные возможности, которые заложены в систему Битрикс24, но не были выведены в интерфейс бизнес-процесса.
2. Обновление задачи (Гант) — это активити позволяет менять поля задачи, используя все функциональные возможности, которые заложены в систему Битрикс24, но не были выведены в интерфейс бизнес-процесса.
3. Умное слежение за задачей — это активити позволяет следить за задачами и менять автоматически срок
и в цепочке задач в рамках проекта или сущности (Лида, Компании, Контакта, Сделки).
Базовое активити создания и изменения Задачи не учитывает множество полей, которые добавляются с развитием системы. Мы добавили вывод всех возможных полей, которые доступны пользователю.
Название задачи — данное поле позволяет идентифицировать задачу в дизайнере бизнес-процессов. Рекомендуем использовать модель именования задач по типу - Задача №1, Задача №2 и т.д. Так Вы сможете избежать многих проблем при проектировании и использовании в дальнейшем.
Постановщик — сотрудник, который будет принимать задачу в случае, если она требует этого. Важный момент заключается в том, что постановщик будет получать уведомления по каждому изменению задачи, поэтому подучайте внимательно кого нужно устанавливать в это поле.
Ответственный — сотрудник, который должен выполнить задачу и отчитаться о проделанной работе.
Соисполнители — сотрудники, которые тоже участвуют в рабочем процессе, но важно понимать, что они не будут участвовать в последующих отчетах. Это сотрудники, которые будут получать уведомления об изменениях.
Наблюдатели — сотрудники, которые тоже участвуют в рабочем процессе просто наблюдая за изменениями в задаче. Это сотрудники, которые будут получать уведомления об изменениях.
Начало — дата начала задачи.
Окончание — дата окончания задачи. Изменение данной даты ведёт к сдвижению сроков зависимых задач на диаграмме Ганта.
Крайний срок — дата крайнего срока по задаче. По данной дате система считает её просрочку. Если данное поле не будет указано, то задача не будет никогда просрочена и не попадёт в негативную статистику по работе менеджера.
Описание Задачи — в данное поле заносится что необходимо сделать в рамках данной задачи. Пиши всегда подробное описание, которое позволит Вашим коллегам понять что от них хотят.
Важность — данное поле позволяет установить приоритетность задачи. Задачи, которые отмечены как Важные отмечаются на экране специальным маркером (огонёк).
Задача в проекте (группе) — в этом поле можно сделать привязку задачи к конкретной группе (проекту). Это нужно, чтобы удобнее было разделять задачи по конкретным проектам в отчетах.
Разрешить ответственному менять крайний срок — эта опция позволяет давать разрешение ответственному за задачу передвигать сроки её выполнения.
Включить учет времени по задаче — данная опция позволит включить в задаче функцию замера времени. После нажатия кнопки "Начать учет моего времени", включится счетчик по задаче.
Принять работу после завершения задачи — включение данной опции потребует от постановщика задачи (после нажатия ответственным кнопки "Завершить") принять задачу ознакомившись с ней. Такие задачи отображаются в разделе "Поручил" с пометкой "Ожидает контроля".
Включить задачу в отчет по эффективности — добавляет задачу с данной отметкой в отчет по эффективности менеджера. Следует тщательно подходить к установке данной опции, т.к. занеся все задачи в отчет, вы не получите грамотной статистики.
Является подзадачей — данная опция позволяет указать ID главной задачи, для которой текущая (создаваемая) задача будет подзадачей (вложенной задачей).
Теги — в данное поле можно занести тэги, по которым Вы можете группировать задачи. Каждый новый тэг создаётся в отдельном поле через нажатие кнопки "Добавить".
Плановые трудозатраты — в этом поле вы можете указать запланированное время на выполнение задачи ответственным. Это необходимо, чтобы замерять план-факт по затратам часов.
Планируемая длительность в часах или днях — эта опция позволит автоматически рассчитывать сроки, отведённые на выполнение задачи. Например, если Вы укажите 1 час, то при установке в поле дата начала задачи 01.01.2017 10:00 дата завершения задачи автоматически заполнится значением 01.01.2017 11:00.
Тип единицы измерения в планируемой длительности — данная опция позволит определить в каких единицах рассчитывать даты выполнения задачи (днях, часах или минутах).
Идентификатор сайта: По умолчанию в это поле записывается идентификатор сайта, на котором создается задача — данное поле привязывает задачу к определённому сайту (департаменту). Эта опция актуальна, когда Вы используете редакцию Битрикс24 версии Энтерпрайз, т.к. на нём есть возможность создавать несколько департаментов (сайтов).
Крайний срок должен всегда устанавливаться в рабочее время — данная опция позволит автоматически раздвигать сроки выполнения задачи в рамках рабочих дней. Например, если Вы установите крайний срок на воскресенье, то в итоге крайний срок перенесётся на ближайший понедельник.
Чек-лист — в данном поле пишется важный момент, который должен выполнить ответственный за выполнение задачи. Каждый новый тэг создаётся в отдельном поле через нажатие кнопки "Добавить".
Гант: Эта задача — эта опция позволяет указать взаимосвязь на диаграмме Ганта между задачами и двигать сроки задач группами. В составе опции есть несколько вариантов связей:
1. Начнётся вместе — это означает, что связь начало двух задач позволит двигая сроки одной задачи автоматически двигать на точно такое же кол-во часов или дней связанную задачу. Нужно понимать, что на практике они могут начинаться не в одно время, но связь позволит их начало сдвигать на одинаковый промежуток.
2. Закончится перед — это означает, что связь двух задач происходит из конца текущей задачи и конца указанной задачи. Передвигая конец выбранной вами задачи вы будете автоматически двигать конец текущей задачи.
3. Начнётся после — это означает, что связь двух задач происходит из конца предыдущей задачи в начало текущей задачи.
4. Закончится вместе — это означает, что связь окончания двух задач позволит двигая сроки одной задачи автоматически двигать на точно такое же кол-во часов или дней связанную задачу. Нужно понимать, что на практике они могут заканчиваться не в одно время, но связь позволит их окончание сдвигать на одинаковый промежуток.
Гант ID задачи — эта опция позволяет указать ID задачи, с которой вы осуществляете связь на диаграмме Ганта.
Привязать к текущей сущности CRM — данная опция позволяет привязывать к задаче сущность из которой она запускается бизнес-процессом.
Данное активити позволяет отслеживать все выбранные задачи по текущей сущности или по привязке задач к конкретной группе на предмет просроченности. Если задача становится просроченной, то данное активити сдвигает сроки завершения такой задачи и тем самым сдвигаются все связанные задачи.
Условная просроченность — это момент, когда задача ещё в системе не просрочена (текущая дата меньше крайнего срока), но дата её планируемого завершения больше крайнего срока.
Выберите сущность — данная опция позволяет выбрать тип сущности, к которой привязанные задачи будут проверяться.
ID сущности — данная опция позволяет выбрать ID сущности, к которой привязанные задачи будут проверяться.
ID группы (проекта) — данная опция позволяет ID группы, к которой привязанные задачи будут проверяться.
Тип единиц для прибавления к дате завершения — необходимо выбрать какую единицу вы будете добавлять к просроченным задачам (минуту, час, день)
Количество прибавляемых единиц к дате завершения — в данной опции определяется количество единиц, которые будут добавляться к просроченным задачам.
Проверять только приоритетные задачи — данная опция позволяет уменьшить выборку задач, привязанных к сделке или к группе, чтобы проверять на условную просроченность.
Название тэга для приоритетных задач — данная опция позволяет определить как будет называться тэг приоритетной задачи. Например, вы можете написать слово "приоритет" и его же следует прописать во всех задачах, которые необходимо проверять.
Проставлять тэг для условно-просроченных задач — данная опция позволяет автоматически маркировать условно-просроченные задачи специальным тэгом, чтобы в списке их можно было быстро находить.
Название тэга для условно-просроченных задач — данная опция позволяет выбрать название тэга для условно-просроченных задач. Например, "Просрочена.
Добавлять кол-во просроченных единиц к тэгу — данная опция позволяет автоматически рассчитывать на какое количество единиц планируемая дата завершения задачи стала больше крайнего срока и добавлять полученное значение к тэгу такой задачи. Например у Вас появилась задача, которая на 1 день стала условно-просроченной. После срабатывания нашего активити, будет найдена такая задача и к ней добавиться тэг "Просрочена на 1 день".