Завершение дел

Активити (робот) "Завершение дел" предназначено для использования в роботах и может быть полезно в следующих сценариях:

Автоматическое закрытие выполненных дел после завершения бизнес-процесса;
Массовое закрытие дел по определённым критериям;
Закрытие всех дел, назначенных конкретному ответственному;
Автоматизация очистки завершённых задач и дел;
Закрытие дел после выполнения определённых условий в бизнес-процессе;
Очистка старых неактуальных дел;
Автоматическое закрытие дел при изменении статуса сделки или лида;
Закрытие дел после получения подтверждения выполнения;
Автоматизация закрытия дел при интеграции с внешними системами;
Массовое закрытие дел для оптимизации работы с CRM.

Как работает активити (робот):
- Активити (робот) позволяет закрывать дела по их ID или по ответственному за дело;
- Поддерживается множественный выбор ID дел для массового закрытия;
- Можно закрыть все дела конкретного ответственного сотрудника;
- Активити (робот) устанавливает флаг COMPLETED = 'Y' для указанных дел;
- Поддерживается пакетная обработка дел через batch для оптимизации производительности;
- Активити (робот) работает через REST API Битрикс24 (crm.activity.update).

Сценарий работы активити (робота) бизнес-процесса

Описание параметров активити (робота)

Название поля	Описание и примеры использования
ID дела	В данном поле указывается идентификатор дела или несколько идентификаторов дел, которые нужно закрыть. Это необязательный параметр, поддерживается множественный выбор. Если указан, то будут закрыты только указанные дела. Если не указан, но указан параметр "Ответственный", то будут закрыты все дела указанного ответственного. Примеры: - {=Variable:ACTIVITY_ID} - закрыть дело с ID из переменной предыдущего активити (робота); - 123 - закрыть дело с ID 123; - {=A1988_22222_92566_99999:search_results_array} - использовать массив ID дел из результата активити (робота) "Поиск дел"; - {=Iterator:Value} - закрыть дело для каждого ID из итератора; - 123, 456, 789 - закрыть несколько дел с указанными ID (множественный выбор). Как получить ID дела: - Из результата активити (робота) "Создание своего дела в CRM" (параметр new_id_activity); - Из результата активити (робота) "Поиск дел" (параметр search_results_array); - Из переменной, созданной в предыдущих шагах бизнес-процесса; - Из поля документа, если дело связано с документом. Важно: Если указан параметр "ID дела", то параметр "Ответственный" игнорируется. Для закрытия дел по ответственному необходимо оставить поле "ID дела" пустым.
Ответственный	В данном поле указывается сотрудник, все дела которого нужно закрыть. Это необязательный параметр, используется только если не указан параметр "ID дела". Если указан, то будут закрыты все дела указанного ответственного. Примеры: - {=Document:ASSIGNED_BY_ID} - закрыть все дела ответственного из текущей сущности; - {=User:ID} - закрыть все дела текущего пользователя; - [U1] - закрыть все дела пользователя с ID 1; - user_25 - закрыть все дела пользователя с ID 25; - {=Variable:RESPONSIBLE_ID} - использовать ID из переменной предыдущего активити (робота). Когда использовать: - Для массового закрытия всех дел конкретного сотрудника; - Для автоматической очистки дел при смене ответственного; - Для закрытия всех дел при завершении работы сотрудника над проектом. Важно: Этот параметр работает только если не указан параметр "ID дела". Если указаны оба параметра, приоритет имеет параметр "ID дела".
Делать отладочные сообщения в журнал БП	Варианты: да/нет. Позволяет выбрать, нужно ли создавать отладочные сообщения в журнал БП или нет. Это поле нужно использовать только по необходимости из-за большого расхода запросов и уменьшенной скорости срабатывания активити (робота).
Запускать от имени	Данное поле необходимо для того, чтобы установить сотрудника, с правами которого выполнять действие данного активити (робота). Если у сотрудника не будет прав на выполнение действия, то активити (робот) не сработает. Рекомендуем выбирать всегда сотрудника с правами администратора системы.
Устанавливать текст статуса	Данное поле позволяет включать возможность установки статуса бизнес-процесса. Это необходимо для того, чтобы во время работы активити (робота) информировать пользователя в истории о том, что бизнес-процесс остановился на конкретном шаге. Это особенно важно в момент отладки и выяснения причин неполадок в работе механизма.
Текст статуса	В данном поле указывается текстовый вариант статуса, который Вы можете изменять. Используется только при включённом параметре "Устанавливать текст статуса".
Ожидать ответа	Данное поле Вами не управляется. Оно необходимо для того, чтобы определить, нужно ли ожидать реакции от нашего активити (робота) после запуска.
Период ожидания. Время ожидания ответа от приложения	Указывается в секундах, минутах, часах, днях, но не менее 5 минут и желательно не более 1 часа. Это поле нужно для аварийного завершения активити (робота), и если ответ не получен в течении того количества времени, то активити (робот) завершается.

Примеры использования активити (робота)

Описание примера	Решение
Закрытие одного дела по ID	Параметры: ID дела - {=Variable:ACTIVITY_ID}, Ответственный - не указывается. Активити (робот) закроет дело с указанным ID, установив флаг COMPLETED = 'Y'.
Массовое закрытие дел из результата поиска	Параметры: ID дела - {=A1988_22222_92566_99999:search_results_array}, Ответственный - не указывается. Активити (робот) закроет все дела из массива результатов поиска. Используйте итератор для обработки большого количества дел.
Закрытие всех дел ответственного сотрудника	Параметры: ID дела - не указывается, Ответственный - {=Document:ASSIGNED_BY_ID}. Активити (робот) найдёт и закроет все дела указанного ответственного сотрудника.
Закрытие дел после выполнения условия	Параметры: ID дела - {=Variable:COMPLETED_ACTIVITY_ID}, Ответственный - не указывается. Используйте в условии: если дело выполнено, то закрыть его через данное активити (робот).
Автоматическое закрытие дел при изменении статуса сделки	Параметры: ID дела - {=Variable:DEAL_ACTIVITY_ID}, Ответственный - не указывается. Используйте в бизнес-процессе сделки: при переводе сделки в статус "Закрыта" автоматически закрыть связанные дела.
Закрытие дел через итератор	Параметры: ID дела - {=Iterator:Value}, Ответственный - не указывается. Для каждого ID дела из итератора активити (робот) закроет соответствующее дело. Полезно для массовой обработки.
Закрытие нескольких конкретных дел	Параметры: ID дела - 123, 456, 789 (множественный выбор), Ответственный - не указывается. Активити (робот) закроет все указанные дела за один запуск.
Очистка дел текущего пользователя	Параметры: ID дела - не указывается, Ответственный - {=User:ID}. Активити (робот) закроет все дела текущего пользователя, запустившего бизнес-процесс.
Закрытие дел после получения подтверждения	Параметры: ID дела - {=Variable:CONFIRMED_ACTIVITY_ID}, Ответственный - не указывается. Используйте после активити (робота) получения подтверждения: если подтверждение получено, закрыть дело.
Массовое закрытие дел при завершении проекта	Параметры: ID дела - не указывается, Ответственный - {=Variable:PROJECT_MANAGER_ID}. При завершении проекта закрыть все дела менеджера проекта.

Сценарий работы робота

Важно! Ограничения и рекомендации:

Приоритет параметров:
Если указан параметр "ID дела", то параметр "Ответственный" игнорируется. Активити (робот) будет закрывать только указанные дела. Для закрытия дел по ответственному необходимо оставить поле "ID дела" пустым.

Работа с множественными ID:
Параметр "ID дела" поддерживает множественный выбор. Можно указать несколько ID через запятую или использовать массив из переменной. Все указанные дела будут закрыты за один запуск активити (робота).

Закрытие дел по ответственному:
При указании параметра "Ответственный" активити (робот) сначала получает список всех дел указанного ответственного, а затем закрывает их. Это может занять больше времени при большом количестве дел.

Права доступа:
Убедитесь, что пользователь, указанный в поле "Запускать от имени", имеет права на изменение дел в CRM. Рекомендуется использовать пользователя с правами администратора системы.

Обработка ошибок:
Если дело с указанным ID не существует или уже закрыто, активити (робот) пропустит его и продолжит обработку остальных дел. Ошибки не прерывают выполнение активити (робота).

ВНИМАНИЕ! Риск массового закрытия дел:
При использовании параметра "Ответственный" активити (робот) закроет ВСЕ дела указанного пользователя без возможности отмены. Если произойдёт ошибка в процессе выполнения или неправильно указан ответственный, это может привести к нежелательному закрытию всех дел пользователя. Рекомендуется использовать параметр "ID дела" для точного контроля закрываемых дел.

Использование в итераторе:
Для массового закрытия большого количества дел рекомендуется использовать итератор. Это позволит обработать все дела последовательно.

Ваша корзина пуста

Завершение дел