Создание своего дела в CRM

Активити (робот) "Создание своего дела в CRM" предназначено для использования в роботах и может быть полезно в следующих сценариях:

Автоматическое создание дел при изменении статуса сделки или лида;
Создание напоминаний и задач для ответственных сотрудников;
Автоматизация планирования дел на основе данных из других сущностей CRM;
Создание дел при поступлении заявок или обращений клиентов;
Планирование дел с привязкой к сделкам, контактам, компаниям или смарт-процессам;
Автоматическое создание дел для контроля выполнения обязательств;
Создание дел для напоминаний о важных событиях и дедлайнах;
Автоматизация создания дел при интеграции с внешними системами;
Создание дел для отслеживания этапов работы с клиентами;
Планирование регулярных дел и напоминаний.

Как работает активити (робот):
- Активити (робот) создаёт новое дело в CRM с указанными параметрами;
- Дело автоматически привязывается к выбранной сущности (сделка, лид, контакт, компания или смарт-процесс);
- Поддерживается создание дел с приоритетом (важное дело);
- Можно указать дату начала и завершения дела для планирования;
- Активити (робот) возвращает ID созданного дела для использования в дальнейших шагах бизнес-процесса;
- Содержание дела поддерживает форматирование BB-код (DESCRIPTION_TYPE = 2).

Сценарий работы активити (робота) бизнес-процесса

Описание параметров активити (робота)

Название поля	Описание и примеры использования
Тип сущности	В данном поле указывается тип сущности, к которой будет привязано создаваемое дело. Это обязательный параметр. Варианты выбора: - 1 - Лид (CRM_LEAD); - 2 - Сделка (CRM_DEAL); - 3 - Контакт (CRM_CONTACT); - 4 - Компания (CRM_COMPANY); - Смарт-процессы - для привязки к смарт-процессам (требует указания конкретного смарт-процесса в поле "Смарт-процессы"). Примеры использования: - Для создания дела, привязанного к сделке, выберите значение "2"; - Для создания дела, привязанного к лиду, выберите значение "1"; - При выборе "Смарт-процессы" необходимо дополнительно указать конкретный смарт-процесс в поле "Смарт-процессы".
Смарт-процессы	В данном поле указывается конкретный смарт-процесс, к которому будет привязано дело. Это необязательный параметр, который используется только при выборе типа сущности "Смарт-процессы". Важно: Это поле активно только при выборе типа сущности "Смарт-процессы". Для обычных CRM-сущностей (лид, сделка, контакт, компания) это поле не используется. Примеры: - Выберите нужный смарт-процесс из выпадающего списка (список формируется автоматически на основе настроек вашего портала); - Список доступных смарт-процессов загружается автоматически при установке активити (робота).
ID Сущности	В данном поле указывается числовой идентификатор (ID) сущности, к которой будет привязано создаваемое дело. Это обязательный параметр. Примеры: - {=Document:ID} - привязать дело к текущей сущности из документа (сделка, лид, контакт, компания); - 123 - привязать дело к сущности с ID 123; - {=Variable:DEAL_ID} - использовать ID из переменной предыдущего активити (робота); - {=A1988_22222_92566_99999:search_results} - использовать ID из результата поиска (первый элемент массива); - {=Iterator:Value} - использовать ID для каждого элемента в итераторе. Важно: Убедитесь, что указанный ID соответствует выбранному типу сущности. Если ID не существует или не соответствует типу, активити (робот) завершится с ошибкой.
Заголовок дела	В данном поле указывается текстовый заголовок создаваемого дела. Это обязательный параметр. Примеры: - Позвонить клиенту; - Подготовить коммерческое предложение для сделки #{=Document:ID}; - Встреча с {=Document:COMPANY_TITLE} - {=Variable:MEETING_DATE}; - Напоминание: оплата по сделке {=Document:TITLE}; - ={{={=Variable:SUBJECT} & " - Дополнительная информация"}} - добавить информацию к заголовку из переменной. Рекомендации: - Используйте информативные заголовки, которые помогут быстро понять суть дела; - Можно включать переменные и поля из текущей сущности для персонализации; - Максимальная длина заголовка ограничена настройками CRM вашего портала.
Содержание дела	В данном поле указывается содержание и описание создаваемого дела. Это обязательный параметр. Поддерживается форматирование BB-код. Примеры: - Необходимо связаться с клиентом для уточнения деталей сделки; - [b]Важно:[/b] Проверить документы по сделке #{=Document:ID}. Сумма: {=Document:OPPORTUNITY} руб.; - Подготовить договор для компании {=Document:COMPANY_TITLE}. Контактное лицо: {=Document:CONTACT_NAME}; - ={{={=Variable:DESCRIPTION} & "[br]Дополнительная информация: " & {=Variable:ADDITIONAL_INFO}}}} - объединить несколько переменных с форматированием; - [url={=System:HostUrl}/crm/deal/details/{=Document:ID}/]Ссылка на сделку[/url] - добавить ссылку на сущность. Форматирование BB-код: - [b]жирный текст[/b] - жирное начертание; - [i]курсив[/i] - курсивное начертание; - [u]подчёркнутый[/u] - подчёркнутый текст; - [br] - перенос строки; - [url=ссылка]текст[/url] - ссылка. Важно: Если поле "Содержание дела" пустое, активити (робот) завершится с ошибкой. Обязательно укажите описание дела.
Дата начала	В данном поле указывается дата и время начала выполнения дела. Это необязательный параметр. Если не указано, дата начала будет установлена автоматически. Примеры: - {=System:NowLocal} - установить текущую дату и время; - ={{=dateadd({=System:Now}, "1d")}} - установить дату начала через 1 день от текущего момента; - ={{=workdateadd({=System:Now}, "2d", {=Document:ASSIGNED_BY_ID})}} - установить дату начала через 2 рабочих дня с учётом рабочего времени ответственного; - ={{=dateadd({=Document:BEGINDATE}, "1h")}} - установить дату начала через 1 час от даты начала сделки; - 15.01.2025 10:00:00 - указать конкретную дату и время. Рекомендации: - Используйте функции работы с датами для автоматического расчёта времени начала; - Учитывайте рабочие дни и часы при планировании дел; - Если дата начала не указана, система установит текущую дату и время.
Дата завершения	В данном поле указывается дата и время завершения выполнения дела. Это необязательный параметр. Если не указано, дата завершения не будет установлена. Примеры: - ={{=dateadd({=System:Now}, "3d")}} - установить дату завершения через 3 дня от текущего момента; - ={{=workdateadd({=System:Now}, "5d", {=Document:ASSIGNED_BY_ID})}} - установить дату завершения через 5 рабочих дней с учётом рабочего времени ответственного; - ={{=dateadd({=Variable:DATE_START}, "2h")}} - установить дату завершения через 2 часа от даты начала (из переменной); - ={{=dateadd({=Document:CLOSEDATE}, "-1d")}} - установить дату завершения на 1 день раньше даты закрытия сделки; - 20.01.2025 18:00:00 - указать конкретную дату и время завершения. Рекомендации: - Дата завершения должна быть позже даты начала; - Используйте функции работы с датами для автоматического расчёта дедлайнов; - Учитывайте рабочие дни при планировании сроков выполнения дел.
Ответственный за дело	В данном поле указывается сотрудник, который должен выполнить дело и отчитаться о проделанной работе. Это обязательный параметр. Выбирается из выпадающего списка или указывается вручную. Форматы указания пользователя: - Числовой ID: 1, 25, 100; - Формат с префиксом: [U1], [U25]; - Формат user_ID: user_1, user_25; - Можно использовать переменные из предыдущих активити (роботов) или полей сущности. Примеры: - {=Document:ASSIGNED_BY_ID} - назначить ответственного из текущей сущности (сделки, лида и т.д.); - [U1] - назначить пользователя с ID 1; - user_25 - назначить пользователя с ID 25; - {=Variable:RESPONSIBLE_ID} - использовать ID из переменной предыдущего активити (робота); - {=User:ID} - назначить текущего пользователя, запустившего бизнес-процесс. Как получить ID пользователя: - Из полей CRM-сущностей (ответственный, контакт и т.д.); - Из результатов активити (робота) поиска пользователей; - Использовать текущего пользователя через системные переменные ({=User:ID}); - Из справочника сотрудников портала.
Важное дело	В данном поле указывается статус, уведомляющий о том, что выполнение данного дела в приоритете. Это необязательный параметр (варианты: да/нет). Варианты выбора: - Да (Y) - дело помечается как важное (высокий приоритет); - Нет (N) - дело имеет обычный приоритет. Примеры использования: - Установите "Да" для дел, требующих срочного выполнения; - Используйте условие: если {=Document:OPPORTUNITY} > 1000000, то установить "Да"; - Важные дела отображаются с особым выделением в интерфейсе CRM и имеют приоритет в уведомлениях. Рекомендации: - Не помечайте все дела как важные, иначе теряется смысл приоритизации; - Используйте важные дела для критических задач и дедлайнов.
Делать отладочные сообщения в журнал БП	Варианты: да/нет. Позволяет выбрать, нужно ли создавать отладочные сообщения в журнал БП или нет. Это поле нужно использовать только по необходимости из-за большого расхода запросов и уменьшенной скорости срабатывания активити (робота).
Запускать от имени	Данное поле необходимо для того, чтобы установить сотрудника, с правами которого выполнять действие данного активити (робота). Если у сотрудника не будет прав на выполнение действия, то активити (робот) не сработает. Рекомендуем выбирать всегда сотрудника с правами администратора системы.
Устанавливать текст статуса	Данное поле позволяет включать возможность установки статуса бизнес-процесса. Это необходимо для того, чтобы во время работы активити (робота) информировать пользователя в истории о том, что бизнес-процесс остановился на конкретном шаге. Это особенно важно в момент отладки и выяснения причин неполадок в работе механизма.
Текст статуса	В данном поле указывается текстовый вариант статуса, который Вы можете изменять. Используется только при включённом параметре "Устанавливать текст статуса".
Ожидать ответа	Данное поле Вами не управляется. Оно необходимо для того, чтобы определить, нужно ли ожидать реакции от нашего активити (робота) после запуска.
Период ожидания. Время ожидания ответа от приложения	Указывается в секундах, минутах, часах, днях, но не менее 5 минут и желательно не более 1 часа. Это поле нужно для аварийного завершения активити (робота), и если ответ не получен в течении того количества времени, то активити (робот) завершается.

Примеры использования активити (робота)

Описание примера	Решение
Создание дела для ответственного при изменении стадии сделки	Параметры: Тип сущности - 2 (Сделка), ID Сущности - {=Document:ID}, Заголовок дела - "Проверить документы по сделке #{=Document:ID}", Содержание дела - "Сделка переведена на стадию 'Выставлен счёт'. Необходимо проверить все документы. Сумма: {=Document:OPPORTUNITY} руб.", Ответственный за дело - {=Document:ASSIGNED_BY_ID}, Дата начала - {=System:NowLocal}, Дата завершения - ={{=dateadd({=System:Now}, "1d")}}, Важное дело - Да.
Создание напоминания о звонке клиенту через 2 рабочих дня	Параметры: Тип сущности - 3 (Контакт), ID Сущности - {=Document:ID}, Заголовок дела - "Позвонить клиенту {=Document:NAME}", Содержание дела - "Необходимо связаться с клиентом для уточнения деталей. Телефон: {=Document:PHONE}", Ответственный за дело - {=Document:ASSIGNED_BY_ID}, Дата начала - ={{=workdateadd({=System:Now}, "2d", {=Document:ASSIGNED_BY_ID})}}, Дата завершения - ={{=workdateadd({=System:Now}, "2d 2h", {=Document:ASSIGNED_BY_ID})}}, Важное дело - Нет.
Создание важного дела для подготовки коммерческого предложения	Параметры: Тип сущности - 2 (Сделка), ID Сущности - {=Document:ID}, Заголовок дела - "Подготовить КП для сделки {=Document:TITLE}", Содержание дела - "[b]Важно:[/b] Необходимо подготовить коммерческое предложение для компании {=Document:COMPANY_TITLE}. Сумма сделки: {=Document:OPPORTUNITY} руб. Срок: до {=Document:CLOSEDATE}", Ответственный за дело - {=Document:ASSIGNED_BY_ID}, Дата начала - {=System:NowLocal}, Дата завершения - ={{=dateadd({=Document:CLOSEDATE}, "-3d")}}, Важное дело - Да.
Создание дела для встречи с клиентом на основе данных из лида	Параметры: Тип сущности - 1 (Лид), ID Сущности - {=Document:ID}, Заголовок дела - "Встреча с клиентом {=Document:TITLE}", Содержание дела - "Запланирована встреча с клиентом. Компания: {=Document:COMPANY_TITLE}, Контакт: {=Document:NAME}, Телефон: {=Document:PHONE}. Адрес встречи: {=Variable:MEETING_ADDRESS}", Ответственный за дело - {=Document:ASSIGNED_BY_ID}, Дата начала - {=Variable:MEETING_DATE}, Дата завершения - ={{=dateadd({=Variable:MEETING_DATE}, "2h")}}, Важное дело - Да.
Автоматическое создание дела при поступлении заявки с сайта	Параметры: Тип сущности - 1 (Лид), ID Сущности - {=Document:ID}, Заголовок дела - "Обработка заявки #{=Document:ID}", Содержание дела - "Поступила новая заявка с сайта. Источник: {=Document:SOURCE_ID}. [url={=System:HostUrl}/crm/lead/details/{=Document:ID}/]Открыть лид[/url]", Ответственный за дело - {=Variable:MANAGER_ID}, Дата начала - {=System:NowLocal}, Дата завершения - ={{=dateadd({=System:Now}, "4h")}}, Важное дело - Да.
Создание дела для контроля оплаты по сделке	Параметры: Тип сущности - 2 (Сделка), ID Сущности - {=Document:ID}, Заголовок дела - "Контроль оплаты по сделке {=Document:TITLE}", Содержание дела - "Необходимо проверить оплату по сделке. Сумма: {=Document:OPPORTUNITY} руб. Компания: {=Document:COMPANY_TITLE}. Дата закрытия: {=Document:CLOSEDATE}", Ответственный за дело - {=Document:ASSIGNED_BY_ID}, Дата начала - ={{=dateadd({=Document:CLOSEDATE}, "1d")}}, Дата завершения - ={{=dateadd({=Document:CLOSEDATE}, "2d")}}, Важное дело - Да.
Создание дела для подготовки отчёта по компании	Параметры: Тип сущности - 4 (Компания), ID Сущности - {=Document:ID}, Заголовок дела - "Подготовить отчёт по компании {=Document:TITLE}", Содержание дела - "Требуется подготовить отчёт по работе с компанией. Количество сделок: {=Variable:DEALS_COUNT}, Общая сумма: {=Variable:TOTAL_AMOUNT} руб.", Ответственный за дело - {=Variable:REPORT_MANAGER_ID}, Дата начала - ={{=dateadd({=System:Now}, "1d")}}, Дата завершения - ={{=dateadd({=System:Now}, "3d")}}, Важное дело - Нет.
Создание дела для напоминания о дедлайне задачи	Параметры: Тип сущности - 2 (Сделка), ID Сущности - {=Variable:DEAL_ID}, Заголовок дела - "Напоминание: дедлайн задачи", Содержание дела - "До дедлайна задачи '{=Variable:TASK_TITLE}' осталось менее 24 часов. Ответственный: {=Variable:TASK_RESPONSIBLE}", Ответственный за дело - {=Variable:TASK_RESPONSIBLE}, Дата начала - {=System:NowLocal}, Дата завершения - ={{=dateadd({=Variable:TASK_DEADLINE}, "-1d")}}, Важное дело - Да.
Создание дела для смарт-процесса при изменении статуса	Параметры: Тип сущности - Смарт-процессы, Смарт-процессы - {=Variable:SMART_TYPE}, ID Сущности - {=Document:ID}, Заголовок дела - "Обработка элемента смарт-процесса", Содержание дела - "Элемент смарт-процесса переведён в новый статус. Требуется обработка. [url={=System:HostUrl}/crm/configs/bp/CRM_DYNAMIC_{=Variable:SMART_TYPE}/{=Document:ID}/]Открыть элемент[/url]", Ответственный за дело - {=Document:ASSIGNED_BY_ID}, Дата начала - {=System:NowLocal}, Дата завершения - ={{=dateadd({=System:Now}, "1d")}}, Важное дело - Нет.
Массовое создание дел для всех найденных сделок через итератор	Параметры: Тип сущности - 2 (Сделка), ID Сущности - {=Iterator:Value}, Заголовок дела - "Контроль сделки #{=Iterator:Value}", Содержание дела - "Создано дело для контроля сделки. Необходимо проверить статус и связаться с клиентом.", Ответственный за дело - {=Document:ASSIGNED_BY_ID}, Дата начала - {=System:NowLocal}, Дата завершения - ={{=dateadd({=System:Now}, "7d")}}, Важное дело - Нет.

Сценарий работы робота

Возвращаемые параметры данного активити (робота):
- ID нового дела (new_id_activity) - числовой идентификатор созданного дела, который можно использовать для дальнейших операций в бизнес-процессе.

Примеры использования возвращаемого параметра:
- Передать ID в следующее активити (робот) для получения данных дела;
- Использовать в условиях для проверки успешности создания дела;
- Сохранить в переменную для использования в других шагах процесса;
- Создать связь между делом и другими сущностями CRM;
- Использовать ID для создания задач или других дел, связанных с созданным делом.

Важно о возвращаемых параметрах: Если создание дела завершилось с ошибкой, параметр new_id_activity будет равен 0. Всегда проверяйте значение возвращаемого параметра перед использованием в дальнейших шагах бизнес-процесса.

Важно! Ограничения и рекомендации:

Обязательные параметры:
Для успешного создания дела обязательно должны быть заполнены следующие параметры:
- Тип сущности;
- ID Сущности;
- Заголовок дела;
- Содержание дела;
- Ответственный за дело.

Проверка существования сущности:
Активити (робот) проверяет существование указанной сущности перед созданием дела. Если сущность с указанным ID не существует или не соответствует выбранному типу, активити (робот) завершится с ошибкой.

Форматирование содержания дела:
Содержание дела поддерживает форматирование BB-код (DESCRIPTION_TYPE = 2). Используйте BB-коды для форматирования текста, добавления ссылок и структурирования информации.

Даты начала и завершения:
Если дата завершения указана раньше даты начала, активити (робот) может завершиться с ошибкой. Убедитесь, что дата завершения позже даты начала.

Привязка к смарт-процессам:
При выборе типа сущности "Смарт-процессы" обязательно укажите конкретный смарт-процесс в поле "Смарт-процессы". Список доступных смарт-процессов формируется автоматически на основе настроек вашего портала.

Права доступа:
Убедитесь, что пользователь, указанный в поле "Запускать от имени", имеет права на создание дел в CRM. Рекомендуется использовать пользователя с правами администратора системы.

Ограничение по количеству создаваемых дел:
При массовом создании дел через итератор рекомендуется не создавать более 100 дел за один запуск бизнес-процесса. Для массового создания используйте модуль "Массовый запуск Бизнес-процессов".

Ваша корзина пуста

Создание своего дела в CRM