Изменение универсального дела

Активити (робот) "Изменение универсального дела" предназначено для использования в роботах и может быть полезно в следующих сценариях:

Обновление данных существующего универсального дела;
Изменение срока выполнения дела при изменении условий;
Обновление заголовка и описания дела на основе новых данных;
Изменение ответственного за дело при перераспределении задач;
Добавление или изменение напоминаний о предстоящем деле;
Изменение цветовой маркировки дела для визуального разделения;
Обновление связи с родительским делом в таймлайне;
Автоматическое обновление дел при изменении статуса сделки или лида;
Массовое обновление дел по определённым критериям;
Автоматизация обновления дел при интеграции с внешними системами.

Как работает активити (робот):
- Активити (робот) обновляет существующее универсальное дело в CRM через API crm.activity.todo.update;
- Можно изменить одно или несколько полей дела одновременно;
- Поддерживается изменение привязки дела к другой сущности (тип сущности и ID сущности);
- Можно обновить срок выполнения, заголовок, описание, ответственного, напоминания, цвет и связь с родительским делом;
- Активити (робот) возвращает ID обновлённого дела для подтверждения успешности операции;
- Поддерживается работа со смарт-процессами (автоматически определяются и добавляются в список);
- Активити (робот) работает через REST API Битрикс24 (crm.activity.todo.update).

Сценарий работы активити (робота) бизнес-процесса

Описание параметров активити (робота)

Название поля	Описание и примеры использования
ID дела для обновления	В данном поле указывается идентификатор дела, которое нужно обновить. Это обязательный параметр. Примеры: - {=Variable:ACTIVITY_ID} - обновить дело с ID из переменной предыдущего активити (робота); - 12345 - обновить дело с ID 12345; - {=A1988_22222_92566_99999:new_id_todo} - использовать ID дела из результата активити (робота) "Добавление дела"; - {=A1988_22222_92566_99999:search_result_first_string} - использовать первый ID из результата поиска дел; - {=Document:ID} - обновить дело, если ID дела совпадает с ID документа; - {=Iterator:Value} - обновить дело для каждого ID из итератора. Как получить ID дела: - Из результата активити (робота) "Добавление дела" (параметр new_id_todo); - Из результата активити (робота) "Поиск дел" (параметр search_results_array или search_result_first_string); - Из переменной, созданной в предыдущих шагах бизнес-процесса; - Из поля документа, если дело связано с документом. Важно: Если дело с указанным ID не существует, активити (робот) завершится с ошибкой. Всегда проверяйте существование дела перед обновлением.
Тип сущности	В данном поле указывается новый тип сущности, к которой будет привязано дело. Это обязательный параметр. Выбирается из выпадающего списка. Варианты выбора: - Лид (L) - для привязки дела к лиду; - Сделка (D) - для привязки дела к сделке; - Контакт (C) - для привязки дела к контакту; - Компания (CO) - для привязки дела к компании; - Предложение (Q) - для привязки дела к предложению; - Заказ (O) - для привязки дела к заказу; - Счёт (SI) - для привязки дела к счету; - СМАРТ: [название смарт-процесса] - для привязки дела к смарт-процессам (список формируется автоматически на основе настроек вашего портала). Примеры: - Сделка (D) - привязать дело к сделке; - Контакт (C) - привязать дело к контакту; - СМАРТ: Заявки - привязать дело к смарт-процессу "Заявки". Когда использовать: - Для изменения привязки дела к другой сущности; - Для переноса дела при изменении типа сущности в бизнес-процессе; - Если тип сущности не нужно менять, укажите текущий тип сущности дела.
ID сущности	В данном поле указывается новый идентификатор сущности CRM, к которой будет привязано дело. Это обязательный параметр. Примеры: - {=Document:ID} - привязать дело к текущей сущности из документа (сделка, лид, контакт, компания); - 123 - привязать дело к сущности с ID 123; - {=Variable:DEAL_ID} - использовать ID из переменной предыдущего активити (робота); - {=A1988_22222_92566_99999:search_results} - использовать ID из результата поиска (первый элемент массива); - {=Iterator:Value} - использовать ID для каждого элемента в итераторе. Важно: Убедитесь, что указанный ID соответствует выбранному типу сущности. Если ID не существует или не соответствует типу, активити (робот) завершится с ошибкой. Если ID сущности не нужно менять, укажите текущий ID сущности дела.
Срок выполнения	В данном поле указывается новый срок выполнения дела (дата и время, до которого должно быть выполнено дело). Это обязательный параметр. Примеры: - {=System:NowLocal} - установить текущую дату и время; - ={{=dateadd({=System:Now}, "5d")}} - установить срок выполнения через 5 дней от текущего момента; - ={{=workdateadd({=System:Now}, "3d", {=Document:ASSIGNED_BY_ID})}} - установить срок выполнения через 3 рабочих дня с учётом рабочего времени ответственного; - ={{=dateadd({=Document:CLOSEDATE}, "1d")}} - установить срок выполнения на 1 день позже даты закрытия сделки; - 25.01.2025 18:00:00 - указать конкретную дату и время. Когда использовать: - Для продления срока выполнения дела; - Для изменения дедлайна на основе новых данных; - Для автоматического обновления срока при изменении условий в бизнес-процессе.
Заголовок дела	В данном поле указывается новый заголовок дела. Это необязательный параметр. Если не указан, заголовок останется без изменений. Примеры: - Позвонить клиенту - обновить заголовок на новый текст; - Подготовить коммерческое предложение для сделки #{=Document:ID} - обновить заголовок с использованием переменных; - ={{={=Variable:OLD_TITLE} & " - Обновлено"}} - добавить информацию к существующему заголовку; - Встреча с {=Document:COMPANY_TITLE} - обновить заголовок на основе данных сущности. Когда использовать: - Для обновления заголовка на основе новых данных; - Для добавления дополнительной информации к существующему заголовку; - Если заголовок не нужно менять, оставьте поле пустым.
Описание дела	В данном поле указывается новое описание дела. Это необязательный параметр. Если не указано, описание останется без изменений. Примеры: - Необходимо связаться с клиентом для уточнения деталей сделки - обновить описание на новый текст; - Проверить документы по сделке #{=Document:ID}. Сумма: {=Document:OPPORTUNITY} руб. - обновить описание с использованием переменных; - ={{={=Variable:OLD_DESCRIPTION} & " Дополнительная информация: " & {=Variable:ADDITIONAL_INFO}}}} - добавить информацию к существующему описанию; - Подготовить договор для компании {=Document:COMPANY_TITLE} - обновить описание на основе данных сущности. Когда использовать: - Для обновления описания на основе новых данных; - Для добавления дополнительной информации к существующему описанию; - Если описание не нужно менять, оставьте поле пустым.
Ответственный	В данном поле указывается новый ответственный за дело. Это необязательный параметр. Если не указан, ответственный останется без изменений. Примеры: - {=Document:ASSIGNED_BY_ID} - назначить ответственным сотрудника из текущей сущности; - {=User:ID} - назначить ответственным текущего пользователя; - [U1] - назначить ответственным пользователя с ID 1; - user_25 - назначить ответственным пользователя с ID 25; - {=Variable:RESPONSIBLE_ID} - использовать ID из переменной предыдущего активити (робота). Когда использовать: - Для перераспределения задач между сотрудниками; - Для автоматического назначения ответственного на основе данных сущности; - Если ответственного не нужно менять, оставьте поле пустым.
Напоминания (минуты до дедлайна)	В данном поле указывается новое время до дедлайна (в минутах), когда нужно отправить напоминание о предстоящем деле. Это необязательный параметр. Можно указать несколько значений через запятую для множественных напоминаний. Если не указано, напоминания останутся без изменений. Примеры: - 60 - установить напоминание за 60 минут до дедлайна (1 час); - 1440 - установить напоминание за 1440 минут до дедлайна (1 день); - 5, 30, 60 - установить напоминания за 5 минут, за 30 минут и за 1 час до дедлайна; - {=Variable:REMINDER_MINUTES} - использовать значение из переменной предыдущего активити (робота). Особенности работы: - Значения указываются в минутах до срока выполнения дела; - Можно указать несколько значений через запятую для множественных напоминаний; - Новые напоминания заменят существующие напоминания дела; - Если напоминания не указаны, существующие напоминания останутся без изменений. Когда использовать: - Для добавления или изменения напоминаний о предстоящем деле; - Для настройки множественных напоминаний; - Если напоминания не нужно менять, оставьте поле пустым.
Цвет дела	В данном поле указывается новый цвет для визуальной маркировки дела в календаре и списке дел. Это необязательный параметр. Выбирается из выпадающего списка. Если не указан, цвет останется без изменений. Варианты выбора: - Жёлтый (0) - жёлтый цвет; - Синий (1) - синий цвет; - Бирюзовый (2) - бирюзовый цвет; - Оранжевый (3) - оранжевый цвет; - Зелёный (4) - зелёный цвет; - Фиолетовый (5) - фиолетовый цвет; - Серый (6) - серый цвет; - Красный (7) - красный цвет. Примеры использования: - Красный - для срочных и важных дел; - Зелёный - для выполненных или успешных дел; - Жёлтый - для стандартных дел; - Синий - для дел, требующих внимания. Когда использовать: - Для изменения цветовой маркировки дела при изменении приоритета; - Для визуального разделения дел по категориям; - Если цвет не нужно менять, оставьте поле пустым.
Идентификатор дела в таймлайне, с которым можно связать создаваемое дело	В данном поле указывается новый ID родительского дела в таймлайне, с которым нужно связать дело. Это необязательный параметр. Если не указан, связь с родительским делом останется без изменений. Примеры: - {=Variable:PARENT_ACTIVITY_ID} - связать дело с новым родительским делом из переменной; - 12345 - связать дело с родительским делом с ID 12345; - {=A1988_22222_92566_99999:new_id_todo} - использовать ID дела из результата активити (робота) "Добавление дела"; - Если нужно убрать связь с родительским делом, укажите пустое значение или 0. Особенности работы: - Дочернее дело отображается в таймлайне под родительским делом; - Изменение связи с родительским делом позволяет переструктурировать иерархию дел; - Если родительское дело не указано, существующая связь останется без изменений. Когда использовать: - Для изменения связи с родительским делом; - Для переструктурирования иерархии дел; - Если связь с родительским делом не нужно менять, оставьте поле пустым.
Делать отладочные сообщения в журнал БП	Варианты: да/нет. Позволяет выбрать, нужно ли создавать отладочные сообщения в журнал БП или нет. Это поле нужно использовать только по необходимости из-за большого расхода запросов и уменьшенной скорости срабатывания активити (робота).
Запускать от имени	Данное поле необходимо для того, чтобы установить сотрудника, с правами которого выполнять действие данного активити (робота). Если у сотрудника не будет прав на выполнение действия, то активити (робот) не сработает. Рекомендуем выбирать всегда сотрудника с правами администратора системы.
Устанавливать текст статуса	Данное поле позволяет включать возможность установки статуса бизнес-процесса. Это необходимо для того, чтобы во время работы активити (робота) информировать пользователя в истории о том, что бизнес-процесс остановился на конкретном шаге. Это особенно важно в момент отладки и выяснения причин неполадок в работе механизма.
Текст статуса	В данном поле указывается текстовый вариант статуса, который Вы можете изменять. Используется только при включённом параметре "Устанавливать текст статуса".
Ожидать ответа	Данное поле Вами не управляется. Оно необходимо для того, чтобы определить, нужно ли ожидать реакции от нашего активити (робота) после запуска.
Период ожидания. Время ожидания ответа от приложения	Указывается в секундах, минутах, часах, днях, но не менее 5 минут и желательно не более 1 часа. Это поле нужно для аварийного завершения активити (робота), и если ответ не получен в течении того количества времени, то активити (робот) завершается.

Примеры использования активити (робота)

Описание примера	Решение
Продление срока выполнения дела	Параметры: ID дела для обновления - {=Variable:ACTIVITY_ID}, Тип сущности - Сделка (D), ID сущности - {=Document:ID}, Срок выполнения - ={{=dateadd({=System:Now}, "7d")}}. Активити (робот) продлит срок выполнения дела на 7 дней.
Изменение ответственного за дело	Параметры: ID дела для обновления - {=Variable:ACTIVITY_ID}, Тип сущности - Контакт (C), ID сущности - {=Document:ID}, Срок выполнения - ={{=dateadd({=System:Now}, "3d")}}, Ответственный - {=Document:ASSIGNED_BY_ID}. Активити (робот) изменит ответственного на сотрудника из текущей сущности.
Добавление напоминаний к существующему делу	Параметры: ID дела для обновления - {=Variable:ACTIVITY_ID}, Тип сущности - Сделка (D), ID сущности - {=Document:ID}, Срок выполнения - ={{=dateadd({=System:Now}, "2d")}}, Напоминания (минуты до дедлайна) - 1440, 60. Активити (робот) добавит напоминания за день и за час до дедлайна.
Изменение цветовой маркировки дела	Параметры: ID дела для обновления - {=Variable:ACTIVITY_ID}, Тип сущности - Лид (L), ID сущности - {=Document:ID}, Срок выполнения - ={{=dateadd({=System:Now}, "1d")}}, Цвет дела - Красный (7). Активити (робот) изменит цвет дела на красный для визуального выделения.
Обновление заголовка и описания дела	Параметры: ID дела для обновления - {=Variable:ACTIVITY_ID}, Тип сущности - Компания (CO), ID сущности - {=Document:ID}, Срок выполнения - ={{=dateadd({=System:Now}, "5d")}}, Заголовок дела - Встреча с {=Document:TITLE}, Описание дела - Обсудить условия сотрудничества. Активити (робот) обновит заголовок и описание дела.
Изменение привязки дела к другой сущности	Параметры: ID дела для обновления - {=Variable:ACTIVITY_ID}, Тип сущности - Сделка (D), ID сущности - {=Variable:NEW_DEAL_ID}, Срок выполнения - ={{=dateadd({=System:Now}, "3d")}}. Активити (робот) перенесёт дело к другой сделке.
Изменение связи с родительским делом	Параметры: ID дела для обновления - {=Variable:ACTIVITY_ID}, Тип сущности - Сделка (D), ID сущности - {=Document:ID}, Срок выполнения - ={{=dateadd({=System:Now}, "4d")}}, Идентификатор дела в таймлайне - {=Variable:NEW_PARENT_ID}. Активити (робот) изменит связь с родительским делом.
Массовое обновление дел через итератор	Параметры: ID дела для обновления - {=Iterator:Value}, Тип сущности - Контакт (C), ID сущности - {=Document:ID}, Срок выполнения - ={{=dateadd({=System:Now}, "2d")}}, Цвет дела - Зелёный (4). Для каждого дела из итератора будет изменён срок выполнения и цвет.
Автоматическое обновление срока при изменении условий	Параметры: ID дела для обновления - {=Variable:ACTIVITY_ID}, Тип сущности - Сделка (D), ID сущности - {=Document:ID}, Срок выполнения - ={{=dateadd({=Document:CLOSEDATE}, "-1d")}}. Активити (робот) обновит срок выполнения на основе даты закрытия сделки.
Полное обновление дела со всеми параметрами	Параметры: ID дела для обновления - {=Variable:ACTIVITY_ID}, Тип сущности - Сделка (D), ID сущности - {=Document:ID}, Срок выполнения - ={{=dateadd({=System:Now}, "5d")}}, Заголовок дела - Обновлённое дело, Описание дела - Новое описание, Ответственный - {=User:ID}, Напоминания (минуты до дедлайна) - 1440, 60, Цвет дела - Синий (1). Активити (робот) обновит все указанные параметры дела.

Сценарий работы робота

Возвращаемые параметры данного активити (робота):
- ID обновленного дела (updated_id_todo) - числовое значение, указывающее идентификатор обновлённого дела. Используется для подтверждения успешности операции или для дальнейшей работы с делом в других активити (роботах).

Примеры использования возвращаемого параметра:
- Проверить успешность обновления дела (если updated_id_todo > 0, обновление прошло успешно);
- Использовать ID для дальнейшей работы с обновлённым делом;
- Сохранить ID в переменную для использования в следующих шагах процесса;
- Использовать ID для логирования обновлённых дел в отчётах;
- Передать ID в другие активити (роботы) для дальнейшей обработки.

Важно о возвращаемых параметрах: Если обновление дела завершилось с ошибкой, параметр updated_id_todo будет равен 0. Всегда проверяйте значение возвращаемого параметра перед использованием в дальнейших шагах бизнес-процесса.

Важно! Ограничения и рекомендации:

Обязательные параметры:
Для успешного обновления дела обязательно должны быть указаны параметры "ID дела для обновления", "Тип сущности", "ID сущности" и "Срок выполнения". Если хотя бы один из этих параметров не указан, активити (робот) завершится с ошибкой.

Обновление полей:
Активити (робот) обновляет только те поля, которые указаны в параметрах. Поля, которые не указаны, останутся без изменений. Это позволяет частично обновлять дела, изменяя только необходимые параметры.

Работа со смарт-процессами:
Активити (робот) автоматически определяет смарт-процессы, доступные на вашем портале, и добавляет их в список типов сущностей. Список формируется автоматически на основе настроек портала. Для работы со смарт-процессами выберите соответствующий вариант из списка "Тип сущности".

Напоминания:
Параметр "Напоминания (минуты до дедлайна)" принимает значения в минутах до срока выполнения дела. Можно указать несколько значений через запятую для множественных напоминаний. Новые напоминания заменят существующие напоминания дела. Если напоминания не указаны, существующие напоминания останутся без изменений.

Цветовая маркировка:
Цвет дела используется для визуального разделения дел в календаре и списке дел. Выбор цвета не влияет на функциональность дела, это только визуальная метка. Если цвет не указан, существующий цвет останется без изменений.

Дочерние дела:
Параметр "Идентификатор дела в таймлайне" позволяет изменять связь с родительским делом. Дочерние дела отображаются в таймлайне под родительским делом. Если родительское дело не указано, существующая связь останется без изменений. Для удаления связи с родительским делом можно указать пустое значение или 0.

Права доступа:
Убедитесь, что пользователь, указанный в поле "Запускать от имени", имеет права на изменение дел в CRM. Рекомендуется использовать пользователя с правами администратора системы.

Обработка ошибок:
Если обновление дела завершилось с ошибкой (например, дело с указанным ID не существует, указанная сущность не существует или неверный формат данных), активити (робот) завершится с ошибкой, а параметр updated_id_todo будет равен 0. Всегда проверяйте значение возвращаемого параметра перед использованием в дальнейших шагах бизнес-процесса.

Использование в итераторе:
Для массового обновления дел рекомендуется использовать итератор. Это позволит обновить дела для каждого элемента массива последовательно. Убедитесь, что параметр "ID дела для обновления" использует значение из итератора ({=Iterator:Value}).

Частичное обновление:
Активити (робот) поддерживает частичное обновление дел. Можно указать только те параметры, которые нужно изменить, остальные параметры останутся без изменений. Это позволяет гибко управлять обновлением дел, не изменяя все поля одновременно.

Ваша корзина пуста

Изменение универсального дела