Добавление дела

Активити (робот) "Добавление дела" предназначено для использования в роботах и может быть полезно в следующих сценариях:

Автоматическое создание универсальных дел при изменении статуса сделки или лида;
Создание напоминаний и задач для ответственных сотрудников;
Автоматизация планирования дел на основе данных из других сущностей CRM;
Создание дел с напоминаниями о важных событиях и дедлайнах;
Планирование дел с привязкой к сделкам, контактам, компаниям или смарт-процессам;
Автоматическое создание дел для контроля выполнения обязательств;
Создание дел с цветовой маркировкой для визуального разделения;
Автоматизация создания дел при интеграции с внешними системами;
Создание дочерних дел, связанных с родительским делом в таймлайне;
Планирование регулярных дел и напоминаний с настройкой времени уведомлений.

Как работает активити (робот):
- Активити (робот) создаёт новое универсальное дело в CRM через API crm.activity.todo.add;
- Дело автоматически привязывается к выбранной сущности (сделка, лид, контакт, компания, предложение, заказ, счёт или смарт-процесс);
- Поддерживается создание дел с цветовой маркировкой (8 цветов на выбор);
- Можно указать напоминания (время до дедлайна в минутах) для уведомлений о предстоящем деле;
- Поддерживается создание дочерних дел, связанных с родительским делом в таймлайне;
- Активити (робот) возвращает ID созданного дела для использования в дальнейших шагах бизнес-процесса;
- Поддерживается работа со смарт-процессами (автоматически определяются и добавляются в список);
- Активити (робот) работает через REST API Битрикс24 (crm.activity.todo.add).

Сценарий работы активити (робота) бизнес-процесса

Описание параметров активити (робота)

Название поля	Описание и примеры использования
Тип сущности	В данном поле указывается тип сущности, к которой будет привязано создаваемое дело. Это обязательный параметр. Выбирается из выпадающего списка. Варианты выбора: - Лид (L) - для привязки дела к лиду; - Сделка (D) - для привязки дела к сделке; - Контакт (C) - для привязки дела к контакту; - Компания (CO) - для привязки дела к компании; - Предложение (Q) - для привязки дела к предложению; - Заказ (O) - для привязки дела к заказу; - Счёт (SI) - для привязки дела к счету; - СМАРТ: [название смарт-процесса] - для привязки дела к смарт-процессам (список формируется автоматически на основе настроек вашего портала). Примеры: - Сделка (D) - создать дело, привязанное к сделке; - Контакт (C) - создать дело, привязанное к контакту; - СМАРТ: Заявки - создать дело, привязанное к смарт-процессу "Заявки". Когда использовать: - Для создания дел, связанных с конкретной сущностью CRM; - Для планирования задач по работе с клиентами и сделками; - Для автоматизации создания дел при работе со смарт-процессами.
ID сущности	В данном поле указывается идентификатор сущности CRM, к которой будет привязано создаваемое дело. Это обязательный параметр. Примеры: - {=Document:ID} - привязать дело к текущей сущности из документа (сделка, лид, контакт, компания); - 123 - привязать дело к сущности с ID 123; - {=Variable:DEAL_ID} - использовать ID из переменной предыдущего активити (робота); - {=A1988_22222_92566_99999:search_results} - использовать ID из результата поиска (первый элемент массива); - {=Iterator:Value} - использовать ID для каждого элемента в итераторе. Важно: Убедитесь, что указанный ID соответствует выбранному типу сущности. Если ID не существует или не соответствует типу, активити (робот) завершится с ошибкой.
Срок выполнения	В данном поле указывается дата и время, до которого должно быть выполнено дело. Это обязательный параметр. Примеры: - {=System:NowLocal} - установить текущую дату и время; - ={{=dateadd({=System:Now}, "3d")}} - установить срок выполнения через 3 дня от текущего момента; - ={{=workdateadd({=System:Now}, "5d", {=Document:ASSIGNED_BY_ID})}} - установить срок выполнения через 5 рабочих дней с учётом рабочего времени ответственного; - ={{=dateadd({=Document:CLOSEDATE}, "-1d")}} - установить срок выполнения на 1 день раньше даты закрытия сделки; - 20.01.2025 18:00:00 - указать конкретную дату и время. Рекомендации: - Используйте функции работы с датами для автоматического расчёта дедлайнов; - Учитывайте рабочие дни и часы при планировании дел; - Срок выполнения используется для отображения дела в календаре и для напоминаний.
Заголовок дела	В данном поле указывается текстовый заголовок создаваемого дела. Это необязательный параметр. Примеры: - Позвонить клиенту; - Подготовить коммерческое предложение для сделки #{=Document:ID}; - Встреча с {=Document:COMPANY_TITLE} - {=Variable:MEETING_DATE}; - Напоминание: оплата по сделке {=Document:TITLE}; - ={{={=Variable:SUBJECT} & " - Дополнительная информация"}} - добавить информацию к заголовку из переменной. Рекомендации: - Используйте информативные заголовки, которые помогут быстро понять суть дела; - Можно включать переменные и поля из текущей сущности для персонализации; - Если заголовок не указан, дело будет создано без заголовка.
Описание дела	В данном поле указывается подробное описание создаваемого дела. Это необязательный параметр. Примеры: - Необходимо связаться с клиентом для уточнения деталей сделки; - Проверить документы по сделке #{=Document:ID}. Сумма: {=Document:OPPORTUNITY} руб.; - Подготовить договор для компании {=Document:COMPANY_TITLE}. Контактное лицо: {=Document:CONTACT_NAME}; - ={{={=Variable:DESCRIPTION} & " Дополнительная информация: " & {=Variable:ADDITIONAL_INFO}}}} - объединить несколько переменных; - Связаться с клиентом по телефону {=Document:PHONE} для подтверждения встречи. Когда использовать: - Для добавления подробной информации о задаче; - Для указания инструкций по выполнению дела; - Для добавления контекстной информации из других полей сущности.
Ответственный	В данном поле указывается сотрудник, который должен выполнить дело. Это необязательный параметр. Примеры: - {=Document:ASSIGNED_BY_ID} - назначить ответственным сотрудника из текущей сущности; - {=User:ID} - назначить ответственным текущего пользователя; - [U1] - назначить ответственным пользователя с ID 1; - user_25 - назначить ответственным пользователя с ID 25; - {=Variable:RESPONSIBLE_ID} - использовать ID из переменной предыдущего активити (робота). Когда использовать: - Для назначения конкретного сотрудника на выполнение задачи; - Для автоматического назначения ответственного на основе данных сущности; - Если ответственный не указан, дело будет создано без назначения.
Напоминания (минуты до дедлайна)	В данном поле указывается время до дедлайна (в минутах), когда нужно отправить напоминание о предстоящем деле. Это необязательный параметр. Можно указать несколько значений через запятую для множественных напоминаний. Примеры: - 60 - напомнить за 60 минут до дедлайна (1 час); - 1440 - напомнить за 1440 минут до дедлайна (1 день); - 5, 30, 60 - напомнить за 5 минут, за 30 минут и за 1 час до дедлайна; - {=Variable:REMINDER_MINUTES} - использовать значение из переменной предыдущего активити (робота). Особенности работы: - Значения указываются в минутах до дедлайна (срока выполнения); - Можно указать несколько значений через запятую для множественных напоминаний; - Напоминания отправляются автоматически системой Битрикс24; - Если напоминания не указаны, уведомления не будут отправлены. Когда использовать: - Для настройки автоматических напоминаний о предстоящих делах; - Для множественных напоминаний (например, за день и за час до дедлайна); - Для контроля выполнения важных задач.
Цвет дела	В данном поле указывается цвет для визуальной маркировки дела в календаре и списке дел. Это необязательный параметр. Выбирается из выпадающего списка. Варианты выбора: - Жёлтый (0) - жёлтый цвет; - Синий (1) - синий цвет; - Бирюзовый (2) - бирюзовый цвет; - Оранжевый (3) - оранжевый цвет; - Зелёный (4) - зелёный цвет; - Фиолетовый (5) - фиолетовый цвет; - Серый (6) - серый цвет; - Красный (7) - красный цвет. Примеры использования: - Красный - для срочных и важных дел; - Зелёный - для выполненных или успешных дел; - Жёлтый - для стандартных дел; - Синий - для дел, требующих внимания. Когда использовать: - Для визуального разделения дел по категориям или приоритетам; - Для быстрой идентификации типа дел в календаре; - Если цвет не указан, дело будет создано без цветовой маркировки.
Идентификатор дела в таймлайне, с которым можно связать создаваемое дело	В данном поле указывается ID родительского дела в таймлайне, с которым нужно связать создаваемое дело. Это необязательный параметр. Если указан, создаваемое дело станет дочерним по отношению к указанному родительскому делу. Примеры: - {=Variable:PARENT_ACTIVITY_ID} - связать дело с родительским делом из переменной предыдущего активити (робота); - 12345 - связать дело с родительским делом с ID 12345; - {=A1988_22222_92566_99999:new_id_todo} - использовать ID дела из результата активити (робота) "Добавление дела"; - {=A1988_22222_92566_99999:search_result_first_string} - использовать первый ID из результата поиска дел. Особенности работы: - Дочернее дело отображается в таймлайне под родительским делом; - Дочерние дела помогают структурировать работу и разбивать большие задачи на подзадачи; - Если родительское дело не указано, дело будет создано как самостоятельное. Когда использовать: - Для создания подзадач в рамках большого проекта; - Для структурирования работы по этапам; - Для организации дел в иерархическую структуру.
Делать отладочные сообщения в журнал БП	Варианты: да/нет. Позволяет выбрать, нужно ли создавать отладочные сообщения в журнал БП или нет. Это поле нужно использовать только по необходимости из-за большого расхода запросов и уменьшенной скорости срабатывания активити (робота).
Запускать от имени	Данное поле необходимо для того, чтобы установить сотрудника, с правами которого выполнять действие данного активити (робота). Если у сотрудника не будет прав на выполнение действия, то активити (робот) не сработает. Рекомендуем выбирать всегда сотрудника с правами администратора системы.
Устанавливать текст статуса	Данное поле позволяет включать возможность установки статуса бизнес-процесса. Это необходимо для того, чтобы во время работы активити (робота) информировать пользователя в истории о том, что бизнес-процесс остановился на конкретном шаге. Это особенно важно в момент отладки и выяснения причин неполадок в работе механизма.
Текст статуса	В данном поле указывается текстовый вариант статуса, который Вы можете изменять. Используется только при включённом параметре "Устанавливать текст статуса".
Ожидать ответа	Данное поле Вами не управляется. Оно необходимо для того, чтобы определить, нужно ли ожидать реакции от нашего активити (робота) после запуска.
Период ожидания. Время ожидания ответа от приложения	Указывается в секундах, минутах, часах, днях, но не менее 5 минут и желательно не более 1 часа. Это поле нужно для аварийного завершения активити (робота), и если ответ не получен в течении того количества времени, то активити (робот) завершается.

Примеры использования активити (робота)

Описание примера	Решение
Создание простого дела с дедлайном	Параметры: Тип сущности - Сделка (D), ID сущности - {=Document:ID}, Срок выполнения - ={{=dateadd({=System:Now}, "3d")}}, Заголовок дела - Позвонить клиенту, Описание дела - Связаться с клиентом для уточнения деталей сделки. Активити (робот) создаст дело с дедлайном через 3 дня.
Создание дела с напоминаниями	Параметры: Тип сущности - Контакт (C), ID сущности - {=Document:ID}, Срок выполнения - ={{=dateadd({=System:Now}, "1d")}}, Заголовок дела - Встреча с клиентом, Напоминания (минуты до дедлайна) - 1440, 60. Активити (робот) создаст дело с напоминаниями за день и за час до дедлайна.
Создание срочного дела с цветовой маркировкой	Параметры: Тип сущности - Сделка (D), ID сущности - {=Document:ID}, Срок выполнения - ={{=dateadd({=System:Now}, "2h")}}, Заголовок дела - Срочно: подготовить документы, Цвет дела - Красный (7). Активити (робот) создаст срочное дело с красной маркировкой.
Создание дела с назначением ответственного	Параметры: Тип сущности - Лид (L), ID сущности - {=Document:ID}, Срок выполнения - ={{=workdateadd({=System:Now}, "2d", {=Document:ASSIGNED_BY_ID})}}, Ответственный - {=Document:ASSIGNED_BY_ID}, Заголовок дела - Обработать лид. Активити (робот) создаст дело с назначением ответственного из сущности.
Создание дочернего дела	Параметры: Тип сущности - Сделка (D), ID сущности - {=Document:ID}, Срок выполнения - ={{=dateadd({=System:Now}, "5d")}}, Заголовок дела - Подзадача: подготовить договор, Идентификатор дела в таймлайне - {=Variable:PARENT_ACTIVITY_ID}. Активити (робот) создаст дочернее дело, связанное с родительским.
Создание дела в смарт-процессе	Параметры: Тип сущности - СМАРТ: Заявки, ID сущности - {=Document:ID}, Срок выполнения - ={{=dateadd({=System:Now}, "1d")}}, Заголовок дела - Обработать заявку. Активити (робот) создаст дело, привязанное к смарт-процессу.
Создание дела с персонализированным заголовком	Параметры: Тип сущности - Компания (CO), ID сущности - {=Document:ID}, Срок выполнения - ={{=dateadd({=System:Now}, "7d")}}, Заголовок дела - Встреча с {=Document:TITLE}, Описание дела - Обсудить условия сотрудничества с компанией {=Document:TITLE}. Активити (робот) создаст дело с заголовком, содержащим название компании.
Создание дела с множественными напоминаниями	Параметры: Тип сущности - Сделка (D), ID сущности - {=Document:ID}, Срок выполнения - ={{=dateadd({=System:Now}, "3d")}}, Заголовок дела - Важное дело, Напоминания (минуты до дедлайна) - 4320, 1440, 60. Активити (робот) создаст дело с напоминаниями за 3 дня, за день и за час до дедлайна.
Создание дела с автоматическим расчётом дедлайна	Параметры: Тип сущности - Сделка (D), ID сущности - {=Document:ID}, Срок выполнения - ={{=dateadd({=Document:CLOSEDATE}, "-1d")}}, Заголовок дела - Подготовка к закрытию сделки. Активити (робот) создаст дело с дедлайном за день до закрытия сделки.
Создание дела через итератор	Параметры: Тип сущности - Контакт (C), ID сущности - {=Iterator:Value}, Срок выполнения - ={{=dateadd({=System:Now}, "1d")}}, Заголовок дела - Связаться с контактом. Для каждого контакта из итератора будет создано отдельное дело.

Сценарий работы робота

Возвращаемые параметры данного активити (робота):
- ID созданного дела (new_id_todo) - числовое значение, указывающее идентификатор созданного дела. Используется для дальнейшей работы с делом в других активити (роботах) или для проверки успешности создания.

Примеры использования возвращаемого параметра:
- Сохранить ID созданного дела в переменную для использования в следующих шагах процесса;
- Использовать ID для создания дочерних дел через параметр "Идентификатор дела в таймлайне";
- Передать ID в активити (робот) "Изменение универсального дела" для обновления дела;
- Использовать ID для проверки успешности создания дела (если new_id_todo > 0, дело создано успешно);
- Использовать ID для логирования созданных дел в отчётах.

Важно о возвращаемых параметрах: Если создание дела завершилось с ошибкой, параметр new_id_todo будет равен 0. Всегда проверяйте значение возвращаемого параметра перед использованием в дальнейших шагах бизнес-процесса.

Важно! Ограничения и рекомендации:

Обязательные параметры:
Для успешного создания дела обязательно должны быть указаны параметры "Тип сущности", "ID сущности" и "Срок выполнения". Если хотя бы один из этих параметров не указан, активити (робот) завершится с ошибкой.

Работа со смарт-процессами:
Активити (робот) автоматически определяет смарт-процессы, доступные на вашем портале, и добавляет их в список типов сущностей. Список формируется автоматически на основе настроек портала. Для работы со смарт-процессами выберите соответствующий вариант из списка "Тип сущности".

Напоминания:
Параметр "Напоминания (минуты до дедлайна)" принимает значения в минутах до срока выполнения дела. Можно указать несколько значений через запятую для множественных напоминаний. Напоминания отправляются автоматически системой Битрикс24. Убедитесь, что у пользователя включены уведомления в настройках портала.

Цветовая маркировка:
Цвет дела используется для визуального разделения дел в календаре и списке дел. Выбор цвета не влияет на функциональность дела, это только визуальная метка. Если цвет не указан, дело будет создано без цветовой маркировки.

Дочерние дела:
Параметр "Идентификатор дела в таймлайне" позволяет создавать дочерние дела, связанные с родительским делом. Дочерние дела отображаются в таймлайне под родительским делом и помогают структурировать работу. Убедитесь, что указанный ID родительского дела существует и доступен.

Права доступа:
Убедитесь, что пользователь, указанный в поле "Запускать от имени", имеет права на создание дел в CRM. Рекомендуется использовать пользователя с правами администратора системы.

Обработка ошибок:
Если создание дела завершилось с ошибкой (например, указанная сущность не существует или неверный формат данных), активити (робот) завершится с ошибкой, а параметр new_id_todo будет равен 0. Всегда проверяйте значение возвращаемого параметра перед использованием в дальнейших шагах бизнес-процесса.

Использование в итераторе:
Для массового создания дел рекомендуется использовать итератор. Это позволит создать дела для каждого элемента массива последовательно. Убедитесь, что параметр "ID сущности" использует значение из итератора ({=Iterator:Value}).

Ваша корзина пуста

Добавление дела