Слежение за делом

Активити (робот) "Слежение за делом" предназначено для использования в роботах и может быть полезно в следующих сценариях:

Автоматическое отслеживание создания дел, привязанных к сущности CRM;
Автоматическое отслеживание обновления дел, привязанных к сущности CRM;
Реагирование на события создания или изменения дел в бизнес-процессах;
Фильтрация отслеживаемых дел по типу (звонок, письмо, встреча и т.д.);
Фильтрация отслеживаемых дел по направлению (входящие/исходящие);
Автоматизация процессов при создании или изменении дел;
Отслеживание дел в смарт-процессах;
Мониторинг активности по сущностям CRM;
Автоматическое выполнение действий при изменении дел;
Интеграция с внешними системами на основе событий дел.

Как работает активити (робот):
- Активити (робот) настраивает подписку на события создания или обновления дел, привязанных к указанной сущности CRM;
- Поддерживается отслеживание дел в стандартных сущностях (лид, сделка, контакт, компания) и смарт-процессах;
- Можно указать типы дел, за которыми нужно следить (звонок, письмо, встреча, задача и т.д.);
- Можно указать направление дел (входящие/исходящие) для фильтрации событий;
- Можно выбрать события, на которые нужно реагировать: создание дела или обновление дела;
- Активити (робот) возвращает ID дела, которое вызвало событие, для дальнейшей обработки;
- Активити (робот) работает через систему событий Битрикс24 (onCrmActivityAdd, onCrmActivityUpdate);
- Поддерживается множественный выбор типов дел и направлений для гибкой настройки отслеживания.

Сценарий работы активити (робота) бизнес-процесса

Описание параметров активити (робота)

Название поля	Описание и примеры использования
Тип CRM сущности	В данном поле указывается тип сущности CRM, за делами которой нужно следить. Это обязательный параметр. Выбирается из выпадающего списка. Варианты выбора: - Лид (L) - для отслеживания дел, привязанных к лидам; - Сделка (D) - для отслеживания дел, привязанных к сделкам; - Контакт (C) - для отслеживания дел, привязанных к контактам; - Компания (CO) - для отслеживания дел, привязанных к компаниям; - Предложение (Q) - для отслеживания дел, привязанных к предложениям; - Заказ (O) - для отслеживания дел, привязанных к заказам; - Счёт (SI) - для отслеживания дел, привязанных к счетам; - СМАРТ: [название смарт-процесса] - для отслеживания дел, привязанных к смарт-процессам (список формируется автоматически на основе настроек вашего портала). Примеры: - Сделка (D) - отслеживать дела, привязанные к сделкам; - Контакт (C) - отслеживать дела, привязанные к контактам; - СМАРТ: Заявки - отслеживать дела, привязанные к смарт-процессу "Заявки". Важно: Для смарт-процессов используется формат TYPE_ID:OWNER_TYPE_ID (например, 1:135), где TYPE_ID - тип дела, OWNER_TYPE_ID - ID типа сущности смарт-процесса.
ID CRM сущности	В данном поле указывается идентификатор сущности CRM, за делами которой нужно следить. Это обязательный параметр. Примеры: - {=Document:ID} - следить за делами текущей сущности из документа (сделка, лид, контакт, компания); - 123 - следить за делами сущности с ID 123; - {=Variable:DEAL_ID} - использовать ID из переменной предыдущего активити (робота); - {=A1988_22222_92566_99999:search_results} - использовать ID из результата поиска (первый элемент массива); - {=Iterator:Value} - использовать ID для каждого элемента в итераторе. Важно: Убедитесь, что указанный ID соответствует выбранному типу сущности. Если ID не существует или не соответствует типу, активити (робот) завершится с ошибкой.
Тип дела	В данном поле указываются типы дел, за которыми нужно следить. Это обязательный параметр, поддерживается множественный выбор. Можно выбрать несколько типов дел одновременно. Варианты выбора: - Универсальное (CRM_TODO) - универсальные дела; - Встреча (CRM_MEETING) - дела типа "Встреча"; - Звонок (VOXIMPLANT_CALL) - дела типа "Звонок"; - Письмо (CRM_EMAIL) - дела типа "Письмо"; - Задачи (TASKS) - задачи (старые дела для обратной совместимости); - Задача (новая) (CRM_TASKS_TASK) - задачи в новой реализации; - Чат (IMOPENLINES_SESSION) - дела типа "Чат"; - Обзвон (CALL_LIST) - дела типа "Обзвон"; - SMS (CRM_SMS) - дела типа "SMS"; - CRM форма (CRM_WEBFORM) - дела типа "CRM форма"; - Визит (VISIT_TRACKER) - дела типа "Визит"; - Слоты (CRM_CALENDAR_SHARING) - дела типа "Слоты"; - Доставка (CRM_DELIVERY) - дела типа "Доставка"; - Документ подписания (CRM_SIGN_DOCUMENT) - дела типа "Документ подписания"; - Сообщение в WhatsApp через ЕЦУ (CRM_NOTIFICATION) - дела типа "Сообщение в WhatsApp"; - Оплата (CRM_PAYMENT) - дела типа "Оплата"; - Дело бизнес-процесса (CRM_BIZPROC_WORKFLOW) - дела типа "Дело бизнес-процесса"; - И другие типы дел. Примеры использования: - Звонок - отслеживать только дела типа "Звонок"; - Письмо - отслеживать только дела типа "Письмо"; - Звонок, Письмо, Встреча - отслеживать несколько типов дел одновременно (множественный выбор). Когда использовать: - Для фильтрации отслеживаемых дел по типу; - Для отслеживания только определённых типов дел; - Для настройки гибкого мониторинга различных типов активности.
Направление дела	В данном поле указывается направление дел, за которыми нужно следить: входящие или исходящие. Это необязательный параметр, поддерживается множественный выбор. Используется для фильтрации событий по направлению дел. Варианты выбора: - Входящее (1) - отслеживать только входящие дела (полученные от клиентов или партнёров); - Исходящее (2) - отслеживать только исходящие дела (отправленные клиентам или партнёрам). Примеры использования: - Входящее (1) - отслеживать только входящие дела; - Исходящее (2) - отслеживать только исходящие дела; - Входящее, Исходящее - отслеживать дела обоих направлений (множественный выбор). Когда использовать: - Для фильтрации отслеживаемых дел по направлению; - Для отслеживания только входящей или только исходящей активности; - Для настройки различных процессов для разных направлений дел.
На какое событие реагировать	В данном поле указываются события, на которые нужно реагировать. Это обязательный параметр, поддерживается множественный выбор. Можно выбрать одно или оба события одновременно. Варианты выбора: - Создание дела (onCrmActivityAdd) - реагировать на создание нового дела; - Обновление дела (onCrmActivityUpdate) - реагировать на обновление существующего дела. Примеры использования: - Создание дела - реагировать только на создание новых дел; - Обновление дела - реагировать только на обновление существующих дел; - Создание дела, Обновление дела - реагировать на оба события (множественный выбор). Когда использовать: - Для отслеживания только создания новых дел; - Для отслеживания только изменений существующих дел; - Для отслеживания всех изменений дел (создание и обновление).
Делать отладочные сообщения в журнал БП	Варианты: да/нет. Позволяет выбрать, нужно ли создавать отладочные сообщения в журнал БП или нет. Это поле нужно использовать только по необходимости из-за большого расхода запросов и уменьшенной скорости срабатывания активити (робота).
Запускать от имени	Данное поле необходимо для того, чтобы установить сотрудника, с правами которого выполнять действие данного активити (робота). Если у сотрудника не будет прав на выполнение действия, то активити (робот) не сработает. Рекомендуем выбирать всегда сотрудника с правами администратора системы.
Устанавливать текст статуса	Данное поле позволяет включать возможность установки статуса бизнес-процесса. Это необходимо для того, чтобы во время работы активити (робота) информировать пользователя в истории о том, что бизнес-процесс остановился на конкретном шаге. Это особенно важно в момент отладки и выяснения причин неполадок в работе механизма.
Текст статуса	В данном поле указывается текстовый вариант статуса, который Вы можете изменять. Используется только при включённом параметре "Устанавливать текст статуса".
Ожидать ответа	Данное поле Вами не управляется. Оно необходимо для того, чтобы определить, нужно ли ожидать реакции от нашего активити (робота) после запуска.
Период ожидания. Время ожидания ответа от приложения	Указывается в секундах, минутах, часах, днях, но не менее 5 минут и желательно не более 1 часа. Это поле нужно для аварийного завершения активити (робота), и если ответ не получен в течении того количества времени, то активити (робот) завершается.

Примеры использования активити (робота)

Описание примера	Решение
Отслеживание создания всех дел по сделке	Параметры: Тип CRM сущности - Сделка (D), ID CRM сущности - {=Document:ID}, Тип дела - не указывается (все типы), Направление дела - не указывается (все направления), На какое событие реагировать - Создание дела. Активити (робот) будет отслеживать создание всех дел, привязанных к указанной сделке.
Отслеживание только звонков контакта	Параметры: Тип CRM сущности - Контакт (C), ID CRM сущности - {=Document:ID}, Тип дела - Звонок (VOXIMPLANT_CALL), Направление дела - не указывается (все направления), На какое событие реагировать - Создание дела, Обновление дела. Активити (робот) будет отслеживать создание и обновление только звонков, привязанных к указанному контакту.
Отслеживание входящих писем сделки	Параметры: Тип CRM сущности - Сделка (D), ID CRM сущности - {=Document:ID}, Тип дела - Письмо (CRM_EMAIL), Направление дела - Входящее (1), На какое событие реагировать - Создание дела. Активити (робот) будет отслеживать создание только входящих писем, привязанных к указанной сделке.
Отслеживание обновления встреч	Параметры: Тип CRM сущности - Контакт (C), ID CRM сущности - {=Document:ID}, Тип дела - Встреча (CRM_MEETING), Направление дела - не указывается (все направления), На какое событие реагировать - Обновление дела. Активити (робот) будет отслеживать обновление встреч, привязанных к указанному контакту.
Отслеживание дел в смарт-процессе	Параметры: Тип CRM сущности - СМАРТ: Заявки, ID CRM сущности - {=Document:ID}, Тип дела - не указывается (все типы), Направление дела - не указывается (все направления), На какое событие реагировать - Создание дела. Активити (робот) будет отслеживать создание всех дел, привязанных к указанному элементу смарт-процесса.
Отслеживание нескольких типов дел	Параметры: Тип CRM сущности - Сделка (D), ID CRM сущности - {=Document:ID}, Тип дела - Звонок (VOXIMPLANT_CALL), Письмо (CRM_EMAIL), Встреча (CRM_MEETING) (множественный выбор), Направление дела - не указывается (все направления), На какое событие реагировать - Создание дела. Активити (робот) будет отслеживать создание звонков, писем и встреч, привязанных к указанной сделке.
Отслеживание исходящих дел	Параметры: Тип CRM сущности - Контакт (C), ID CRM сущности - {=Document:ID}, Тип дела - не указывается (все типы), Направление дела - Исходящее (2), На какое событие реагировать - Создание дела, Обновление дела. Активити (робот) будет отслеживать создание и обновление только исходящих дел, привязанных к указанному контакту.
Отслеживание всех изменений дел	Параметры: Тип CRM сущности - Сделка (D), ID CRM сущности - {=Document:ID}, Тип дела - не указывается (все типы), Направление дела - не указывается (все направления), На какое событие реагировать - Создание дела, Обновление дела. Активити (робот) будет отслеживать все изменения дел (создание и обновление), привязанных к указанной сделке.
Отслеживание через итератор	Параметры: Тип CRM сущности - Контакт (C), ID CRM сущности - {=Iterator:Value}, Тип дела - не указывается (все типы), Направление дела - не указывается (все направления), На какое событие реагировать - Создание дела. Для каждого контакта из итератора активити (робот) настроит отслеживание создания дел.
Отслеживание только задач	Параметры: Тип CRM сущности - Сделка (D), ID CRM сущности - {=Document:ID}, Тип дела - Задача (новая) (CRM_TASKS_TASK), Направление дела - не указывается (все направления), На какое событие реагировать - Создание дела, Обновление дела. Активити (робот) будет отслеживать создание и обновление только задач, привязанных к указанной сделке.

Сценарий работы робота

Возвращаемые параметры данного активити (робота):
- ID дела (return_id_activity) - числовой идентификатор дела, которое вызвало событие (создание или обновление). Используется для дальнейшей обработки дела в бизнес-процессе.

Примеры использования возвращаемого параметра:
- Передать ID дела в следующее активити (робот) для получения данных дела;
- Использовать в условиях для проверки типа или параметров дела;
- Сохранить в переменную для использования в других шагах процесса;
- Создать связь между делом и другими сущностями CRM;
- Использовать ID для создания задач или других дел, связанных с отслеживаемым делом;
- Передать ID в активити (робот) "Получение данных дела" для получения полной информации о деле.

Важно о возвращаемых параметрах: Параметр return_id_activity возвращается только при срабатывании события (создание или обновление дела). Если событие не произошло, параметр не будет заполнен. Всегда проверяйте наличие значения возвращаемого параметра перед использованием в дальнейших шагах бизнес-процесса.

Важно! Ограничения и рекомендации:

Обязательные параметры:
Для успешной настройки отслеживания обязательно должны быть заполнены следующие параметры:
- Тип CRM сущности;
- ID CRM сущности;
- Тип дела;
- На какое событие реагировать.

Работа с событиями:
Активити (робот) настраивает подписку на события Битрикс24 (onCrmActivityAdd для создания дела, onCrmActivityUpdate для обновления дела). При срабатывании события бизнес-процесс продолжит выполнение с ID дела, которое вызвало событие. События срабатывают асинхронно, поэтому бизнес-процесс может продолжить выполнение через некоторое время после настройки отслеживания.

Фильтрация по типу дела:
Параметр "Тип дела" позволяет фильтровать отслеживаемые дела по их типу. Можно выбрать несколько типов дел одновременно (множественный выбор). Это позволяет настроить отслеживание только определённых типов активности (например, только звонки и письма).

Фильтрация по направлению:
Параметр "Направление дела" позволяет фильтровать отслеживаемые дела по их направлению (входящие или исходящие). Можно выбрать оба направления одновременно (множественный выбор). Это полезно для настройки различных процессов для разных направлений дел.

Работа со смарт-процессами:
Активити (робот) автоматически определяет смарт-процессы, доступные на вашем портале, и добавляет их в список типов сущностей. Список формируется автоматически на основе настроек портала. Для смарт-процессов используется формат TYPE_ID:OWNER_TYPE_ID (например, 1:135), где TYPE_ID - тип дела, OWNER_TYPE_ID - ID типа сущности смарт-процесса.

Проверка существования сущности:
Активити (робот) проверяет существование указанной сущности перед настройкой отслеживания. Если сущность с указанным ID не существует или не соответствует выбранному типу, активити (робот) завершится с ошибкой "Указанной вами сущности CRM не существует".

Права доступа:
Убедитесь, что пользователь, указанный в поле "Запускать от имени", имеет права на просмотр дел в CRM и настройку событий. Рекомендуется использовать пользователя с правами администратора системы.

Удаление отслеживания:
При удалении активити (робота) автоматически удаляются подписки на события (onCrmActivityAdd и onCrmActivityUpdate), настроенные для данного активити (робота). Это предотвращает накопление неиспользуемых подписок на события.

Производительность:
Отслеживание дел создаёт подписки на события, которые могут увеличить нагрузку на систему при большом количестве отслеживаемых сущностей. Рекомендуется использовать отслеживание только для действительно необходимых случаев и удалять неиспользуемые активити (роботы) отслеживания.

Ваша корзина пуста

Слежение за делом