Построение и автоматизация бизнес-процесса с помощью Битрикс24

Развитие понятия бизнес-процесса в России
Нам потребуется ещё много времени для того, чтобы понять каким образом удалось столько сделать молодой, формирующейся стране после падения царской власти. Были созданы тысячи промышленных предприятий, созданы институты и целые отрасли. Все эти неимоверные усилия вывели нашу страну на новый виток экономического развития. Мы не можем сказать, что наша система плановой экономики (на тот момент единственная) являлась чем-то неэффективным, так как время показало, что нашей стране удалось достичь множества потрясающих результатов как в космосе, так и в обычной жизни рядовых граждан. Но ничто не бывает вечным! Шли годы и времена стремительно менялись. Пришло время и настал конец одной эпохи и на смену ей пришла другая.

Надо честно признать, что первый российский бизнес организовался на разваливающейся экономике Советского Союза, которая жила в другой парадигме, новая деятельность, появляющаяся в эпоху перестройки, не могла жить по старым правилам. Основной идеей того времени был переход от общего к частному — когда все перестали работать на благо общества и начинали работать на благо себя, своей семьи или конкретного коллектива.

История бизнес-процессов

Потихоньку стали образовываться небольшие кооперативы. Теперь это достаточно крупные торговые и производственные предприятия. Естественно, что этим хозяйством каким-то образом необходимо было управлять. Поскольку новой системы управления на тот момент ещё не было, за основу взяли старую форму управления, которая подразумевала жесткую вертикальную власть в компании, которая простиралась на департаменты, подразделения и отделы.  Данная система управления была аналогична той, что применялась в армии или в государственном управлении. Для неё была характерна жесткая функционально-ролевая модель. Это означало, что у каждого сотрудника была некая роль, в рамках которой выстраивалась должностная инструкция, делались дополнительные нормативные акты, регламентирующие взаимоотношения сотрудников разных отделов между смежными или подчинёнными отделами.

Главной отрицательной чертой такой системы управления являлось постоянное дублирование функций в разных отделах, наличие избыточного числа сотрудников, так как количество определялась штатным расписанием. Штатное расписание годами никто не менял и поэтому руководство компании даже не задумывалось о таком понятии как эффективность.  Время шло и усиливалась конкуренция. Это привело к тому, что часть компаний начали заимствовать новые способы управления у западных партнеров, так как было немало предприятий, имеющих совместный капитал. Исторически так сложилось, что западные страны уже несколько сотен лет идут по пути капитализма. За это время у них появлялось и исчезало множество различных вариантов систем управления.

В восьмидесятых годах прошлого столетия сформировалось понятие процессного управления. Так появилось понятие бизнес-процесса в компании. 

Что такое бизнес процесс

Бизнес процесс — это система взаимосвязанных действий одного или нескольких сотрудников, которые должны вести к получению конкретного результата. Это может быть производство продукции, оказание услуги, продажа конкретного товара и др.

В рамках новой системы появился другой подход в организации работы на предприятии.

Процессная система позволяет очень четко определить количество элементов внутри системы и очень хорошо становятся заметными все дублирующие, которые могут появиться 

в результате разделения функций в разных отделах. Построение структуры компании на основе процессной модели становится гораздо более простой задачей, так как становится ясно, какие в компании проблемы, какое количеством людей, в какое время и с какими ресурсами можно решить все вопросы.

Построение и автоматизация бизнес-процессов

Самой трудной задачей является грамотное составление бизнес процессов на бумаге. Выполняя один за другим проект в десятках предприятий, мы видели одну и ту же картину. Понятие бизнес-процесса у руководителя предприятия есть, а четко обозначенного, нарисованного на бумаге или составленного в файле плана — нет.  Каждому сотруднику, который вновь приступал к своим обязанностям, приходилось затрачивать гигантское количество времени на вхождение в должность. Помимо нового сотрудника большое количество времени тратили и уже действующие, так как им требовалось объяснять всем новичкам нюансы рабочего процесса.

Учитывая свой многолетний опыт, мы можем с полной уверенностью заявить — автоматизировать то, что не написано на бумаге и не проверено на практике с помощью любой системы, просто невозможно. При таком подходе возникают два фактора, которые способны «убить» любой проект — бесконечное время реализации и бесконечный бюджет. 

Что необходимо сделать перед автоматизацией

 

Первое, что необходимо сделать перед автоматизацией — это нарисовать в простой и понятной форме Ваши бизнес-процессы, которые Вы хотите контролировать и делать их эффективными.

Положительным моментом от формализации схемы бизнес-процесса является то, что в момент проработки Вы понимаете, какие в текущей схеме работы имеются изъяны, требующие исправления.

Схема бизнес-процесса

После того, как Вы определились со всеми возможными вариантами Ваших процессов, у Вас получится готовая схема, которую уже можно проверять на практике. И тем более автоматизировать. В идеале необходимо обсудить Ваши рисунки с Вашими сотрудниками и попробовать протестировать в реальной жизни.

На практике, в продвинутых компаниях рабочий день начинается со сбора всех сотрудников на планёрку и передачи карандашей (заявок клиентов) друг другу с целью обучения и формирования навыков у всех сотрудников.

Если схема оказывается жизнеспособной даже при передаче карандашей, то её получится эффективно автоматизировать.


Автоматизация бизнес-процессов с помощью Битрикс24

 

Теперь поговорим с Вами об автоматизации системы работы, которую Вы на предыдущих этапах нарисовали и решили автоматизировать.

На рынке существует мало систем, которые позволяют гибко автоматизировать бизнес-процессы в компании. Так уж сложилось, что предприятия, идущие по пути создания системы автоматизации, сталкиваются с кучей технологических проблем и, зачастую, тратят большие деньги на маркетинг, так как чаще рассказывают своим потенциальным клиентам о том, какая у них замечательная система, чем подаются в глубину проработки данного функционала.

В своей статье мы не ставим целью сделать сравнительную характеристику различных систем автоматизации бизнес-процессов, так как для этого потребуется отдельная большая статья. Поэтому сразу обозначим, что дальнейшие действия будут происходить в популярной системе Битрикс24.

По сути, после формализации бизнес-процессов по Вашей схеме получится полная картина работы Вашего предприятия, и теперь Вам остается лишь распределить различные бизнес-процессы по функционалу системы Bitrix24.

В СРМ Bitrix24 существует 5 различных вариантов автоматизации бизнес-процессов:

  • бизнес-процессы в Ленте;
  • бизнес-процессы в сущностях («Лид», «Контакт», «Компания», «Сделка»);
  • бизнес-процессы в файлах; 
  • бизнес-процессы в списках;
  • автоматизация в сущностях «Лид» и «Сделка».
Бизнес-процессы в Ленте
Бизнес-процессы Битрикс24 в ленте

Данный вид бизнес-процесса хорошо подходит для того, чтобы автоматизировать рутинные процессы в передаче документов, например, заявление на отпуск и командировку, а также прочих согласований, которые происходят у Вас на предприятии. Особенностью данного процесса является то, что данная автоматизация не относится к взаимодействию с клиентами. Все движения происходят внутри Вашей компании и документы переходят из одного отдела в другой по той логике, которую Вы заложили при разработке. Если где-то документ останавливается, то это очень четко можно отследить, не прибегая к постоянному мониторингу. Достаточно заложить в алгоритм механизм, который будет отслеживать сроки прохождения. В случаях нарушения поставленных сроков можно информировать руководителей и заинтересованных лиц.

Бизнес-процессы в сущностях
 Бизнес-процессы в CRM Битрикс24

Данный вид бизнес-процессов подходит для общения с клиентами. С помощью подобного бизнес-процесса можно автоматизировать получение заявки от клиента, совершение телефонных вызовов, назначение встреч, постановку автоматических задач сотруднику — для того чтобы составить коммерческое предложение или довести клиента до сделки.

На текущий момент, автоматизация представлена в четырёх сущностях — это «Лид», «Контакты», «Компании» и «Сделки».

В «Лиде» фиксируется всё общение с клиентом. Обычно она используется для непродуктивного разговора или служебных дел — приём на работу, заявление на отпуск и т.д.

В «Контактах» хранится информация о физических лицах или сотрудниках Ваших клиентов. В сущностях «Компании» хранится информация о юридических лицах Ваших клиентов и прочих компаниях, с которыми Вы работаете.

В сущностях «Сделки» хранится информация о проводимых продажах или об оказании услуг с Вашими клиентами.

В зависимости от конкретного бизнес-процесса и Вашей типовой схемы, которую вы ранее нарисовали, выбирается та или иная сущность, где будет происходить автоматизация. Выбор сущности достаточно непростая задача. Для того чтобы грамотно распределить автоматизацию по различным сущностям исходя из Вашей рабочей схемы, необходимо иметь немало опыта работы с системой Bitrix24. Если неправильно выбрать сущность, то на практике вы будете сталкиваться с проблемами при конвертации данных из одной сущности в другую. С полной уверенностью можно заявить, что клиенты обязательно будут теряться, т.к. менеджеры станут путаться со схемой работы и совершать ошибки. 


Бизнес-процессы в файлах
Бизнес-процессы в файлах

Бизнес-процессы в файлах прежде всего необходимы различным службам и отделам, которые создают большое количество всевозможных документов и согласовывают их со своими коллегами и руководителями. С помощью подобных бизнес-процессов можно создавать новый файл и согласовывать текущий, удалять или переносить в другое место.

Это будет полезно, когда составляются:

    • договора;
    • спецификации;
    • планы продаж;
    • планы выпуска продукции;
    • проектные документы ; 
    • сметы и т.д.

Бизнес-процессы в списках

Бизнес-процессы в списке

Бизнес-процессы в списках необходимы для того, чтобы автоматизировать сбор каких-либо данных от Ваших сотрудников. Это могут быть материалы, оборудование, проект или информация об объектах и т.д.  Если Вам нужно систематизировать какую-то информацию в списке и контролировать каждый шаг по каждому пункту, для этого очень хорошо подойдут бизнес-процессы в списках.

Bitrix24 и автоматизация сервисов

автоматизация в Битрикс24

Совсем недавно в Bitrix24 появился новый тип автоматизации. Это автоматизация при помощи небольших роботов. По своей сути, эта автоматизация повторяет механизм бизнес-процессов в сущности, но имеет свои определенные отличия. Это запуск автоматизированных рекламных кампаний на Яндексе и в Гугле, запуск и автоматизация из различных других сервисов, с использованием популярных технологий в webhooks. Компания Битрикс24 считает, что этот механизм позволит упростить обычным пользователям автоматизацию в системе. Все сценарии в автоматизации простые и предполагают при наступлении какого-то события (смена стадии и д.р.) выполнять какое-то действие. 

Сразу отметим, что полноценной автоматизации с таким механизмом построить не получится.

Сценарии автоматизации

Bitrix24 используется несколько сценариев автоматизации. Базовыми сценариями являются:

    • постановка задачи ответственному;
    • уведомление ответственного;
    • отправка e-mail;
    • отправка смс;
    • проверка заполненности полей;
    • запуск других бизнес-процессов;
    • публикация информации в живую ленту и др.

Такой богатый функционал позволяет решать практически любую задачу, которая возникает в результате переноса бизнес-процессов из Вашей типовой схемы в систему Bitrix24 для повышения эффективности работы компании.

Остались вопросы?
У Вас другие задачи или Вы не поняли как это сделать?

Тэги:  автоматизация, бизнес-процессы, crm-система, bitrix24, битрикс24, бизнес-процессы в Битрикс24

Отзывы
Руководство компании «МЕТРОПИР» выражает свою благодарность руководителю компании «КОСАС» за успешное внедрение CRM-системы bitrix24 . Изначально перед нами стояла задача упорядочить общение с клиентами и перенести все контактные данные из базы EXCEL в какую-либо CRM-систему для более удобной работы, назначения звонков и безопасности. Станислав описал нам функционал различных CRM-систем, существующих на рынке и особо...
Отзыв Метропир Размер: 186.2 Кб
Гололев Лев Николаевич
Генеральный директор "Метропир"