Корпоративный портал Битрикс24 — все, что вам следует знать

Особенности корпоративного портала Битрикс24

Для начала разберемся в понятиях: в чем разница между порталом и обычным сайтом, а также между порталом и таким инструментом, как Битрикс? Рассмотрим любой сайт. Основная его функция — ознакомительная: вас “знакомят” с товаром или услугой, ассортиментом, ценами, компанией. Интернет-магазины также подключают Корзину, чтобы прямо на сайте вы могли приобрести товар. Портал отличается от интернет-магазина тем, что он интерактивный. То есть Вы можете сами стать частью этого портала: зарегистрироваться, взаимодействовать с другими его участниками, хранить данные и даже что-то создавать. Примеров таких сервисов нас окружает масса. К примеру, Яндекс. Помимо поиска, он представляет почтовый сервис, диск для хранения информации, карты, маркет и множество других интересных вещей.

Но Битрикс24 не похож на обычный вэб-портал. Его отличает то, что зарегистрироваться в нем могут только Ваши сотрудники, никаких посторонних лиц там участвовать не будет. Внедрив корпоративный портал Битрикс, Вы:

• обеспечите эффективную коммуникацию сотрудников между собой и с руководством;

• получите возможность хранить данные и обмениваться ими с коллегами;

• сможете наладить постановку и контроль над выполнением задач;

• будете легко вести отчетности и учет рабочего времени каждого подчиненного;

• подключите crm-сервис, чтобы контролировать продажи своего продукта;

• а также сможете интегрировать его со множеством полезных и необходимых в Вашей работе инструментов, например, с сервисами почтовых рассылок, телефонией и так далее.

Какую версию выбрать?

Корпоративным порталом Битрикс24 можно пользоваться через облако. В этом случае все данные хранятся на сервере производителя — 1С Битрикс. Вернее на серверах, которые он арендует. Вход и работа с Битрикс24 в облачной версии осуществляется через интернет. 

1. Готовый продукт — настройки уже выставлены, фактически, вы можете сразу приступить к работе.

2. Легкий доступ через интернет, в том числе посредством мобильного приложения.

3. Администрирование силами производителя. За обновления ПО, резервное копирование данных и многие другие технические моменты отвечает сотрудник Битрикс. С одной стороны, это снижает нагрузку на Ваших специалистов. С другой — Ваша работа отчасти зависит от постороннего человека.

4. Безопасность, обеспеченную Битрикс. Производитель заботится о безопасности данных своих клиентов, предоставляя максимально защищенный сервер и даже возможность двухэтапной авторизации сотрудников. Тем не менее, не исключает человеческий фактор.

5. Что касается оплаты. Облачной версией корпоративного портала можно пользоваться бесплатно, если компания имеет в штате не более 12 сотрудников. Все, что больше, оплачивается в зависимости от размера ежемесячно. Но тарифы вполне доступные.

Так называемая коробочная версия (в народе — “Коробка”) — это собственное лицензионное программное обеспечение, которое Вы должны будете установить на собственный сервер или надежный хостинг, своими силами настроить, запустить и обслуживать.

1. Головную боль. Не от того, что она плохая, а потому что все — начиная от установки и настройки, заканчивая поддержкой и обслуживанием, Вам придется делать собственными силами. Для этого нужно будет нанимать очень грамотного, опытного специалиста либо обращаться в Косас, где предлагают такие услуги на профессиональном уровне.

2. Возможность все заточить под себя. Поверьте, Ваша “головная боль” из первого пункта того стоит. Вы сможете использовать не только тот функционал, который предлагает производитель, как это делают обладатели облачной версии. В Ваших силах самостоятельно менять архитектуру портала таким образом, каким он будет для Вас более удобным и эффективным. Вы сможете интегрировать его с любым сервисом через API, менять структуру инструментария, делать ее более удобной и практичной для Вашего бизнеса.

3. Ваша собственная система безопасности. Все данные будут под контролем Вашей компании. Хотя Битрикс также обеспечивает защиту, все-таки держать информацию при себе надежнее.

4. Денежные траты. За облачную версию Вы платите каждый месяц, коробочную покупаете один раз. Но более чем за 200 тысяч рублей. Цена не маленькая, по расчетам она окупается приблизительно за 2 года.

Как обеспечить вход в корпоративный портал для сотрудников?

Когда Вы зарегистрировались на портале и произвели все необходимые настройки, приглашайте сотрудников. В облачной версии Битрикс24 приглашать новых сотрудников могут администраторы и те работники компании, у которых есть специальное разрешение.

Чтобы обеспечить новому подчиненному вход в корпоративный портал, найдите в левом верхнем углу кнопку “Пригласить сотрудника”.

Откроется окошко, где Вы сможете выбрать способ приглашения: быстрая регистрация (для тарифов “Компания” и “Команда”, приглашение по электронной почте и ручная регистрация.

Рассмотрим приглашение по почте. Мы рекомендуем сразу указать, в какой отдел или группу будет добавлен новый человек. Здесь же можно ввести текст пригласительного письма. Но это не обязательно — система отправляет автоматически сгенерированный текст. Ваш новый сотрудник получит уведомление на почту о том, что его пригласили в портал. Как только он перейдет по ссылке, он станет сотрудником Вашей компании. Попросите его заполнить профиль и в меню Компания — Сотрудники настройте его должность, права доступа и т.д.

Быстрая регистрация удобна в том случае, если Вы часто нанимаете подрядчиков и хотите, чтобы они участвовали в корпоративных задачах. В этом случае работник не будет зарегистрирован как Ваш сотрудник, но получит доступ к определенной группе.

Далее Вам потребуется скопировать ссылку и отправить ее подрядчику. Он сможет участвовать в обсуждениях и задачах, относящихся только к его группе, и не будет иметь доступа ко всем возможностям портала.

И последний способ — настроить вход в портал Битрикс24 для сотрудника вручную. Это удобно, так как Вы сразу в форме регистрации сможете создать корпоративную почту новому работнику, а также ввести его данные и должность.

Если Вам нужна помощь во внедрении корпоративного портала Битрикс24, обращайтесь к специалистам компании "КОСАС". Мы подберем оптимальное решение для Вашего бизнеса и возьмем все заботы по внедрению на себя.