Постановка задач подчиненным: основные проблемы и способы их решения

Какие проблемы могут возникать при постановке задач подчиненным?

• Сотрудник вас неправильно понял. Особенно это касается недавно нанятых работников, фрилансеров или представителей творческих профессий. Ситуация действительно не самая приятная: вы ставите задачу, а результат получаете не тот, который ожидали.

• Срыв сроков. Как часто в вашей компании срываются дедлайны? Сколько задач переносится из месяца в месяц, из года в год или выполняется в последний момент? Поверьте, их значительно больше, чем вы сейчас насчитали. Потому что задания, которые не выполняются вовремя, имеют тенденцию превращаться в текучку или вообще растворяться в общем потоке.

• Перекладывание ответственности. Ещё одна неприятность, которая особенно часто подстерегает компании со сложной иерархией и многогранной структурой отделов. Как это происходит: вы ставите задачу сотруднику, в ходе выполнения выясняется, что необходимо подключить других специалистов. Результат “зависает”, потому что ваши подчинённые начинают перекладывать свою ответственность на других. К примеру, можно услышать: я не доделал макет, потому что мне пообещали сотрудник из соседнего отдела предоставить информацию и куда-то пропал. Или что-то подобное.

• Видимость работы. Иногда недобросовестные​ сотрудники создают лишь видимость работы, занимаясь посторонними делами вместо поставленной вами задачи. Сам он утверждает, что работает, но у вас есть причины в этом сомневаться.

• Человеческий фактор. Подчиненный может элементарно забыть какую-нибудь деталь задания, заболеть, уволиться, не закончив проект, или просто не справится. Тогда потребуется постановка новой задачи, разъяснение другому специалисту специфики работы, выяснение, какие цели достигнуты и насколько хорошо и так далее. Все это — лишнее время, нервы и, скорее всего, деньги

К сожалению, это не полный список. В зависимости от структуры компании и нюансов бизнеса из-за неправильной постановки и отсутствия контроля выполнения задач могут возникать и более серьезные проблемы, ведущие к потере репутации или значительным убыткам.

Но все эти проблемы можно если не решить, то по крайней мере свести их последствия к минимуму. Мы подготовили для вас несколько рекомендаций​, которые помогут наладить постановку задач и контроль над работой подчиненных.

1. Сформируйте отделы. Если в одной деятельности занято несколько человек, или есть определенное количество сотрудников, работа которых тесно пересекается между собой, сформируйте отдел. Так, вам нужно будет контролировать только начальника отдела, а не сразу нескольких подчиненных.
2. Введите систему отчетностей. Обяжите каждого сотрудника не только выполнять поставленные задачи, но и отчитываться каждый день или неделю об их выполнении.
3. Ведите учет всех поставленных задач, а также используйте календарь, чтобы контролировать сроки выполнения.
4. Изучите популярные системы управления проектами: scram, waterfool и другие. Эти методики пришли к нам с запада и достаточно эффективны.
5. И последнее, но не по значимости: внедрите в работу своей компании корпоративный портал. Это отличное решение для бизнеса, которое поможет вам не только с постановкой задач подчиненным, но и с эффективным взаимодействием со своими клиентами.

Постановка и контроль выполнения задач на примере портала Битрикс24

1. Вы вызываете к себе подчиненного и устно объясняете ему суть задачи.

2. Сотрудник выслушивает, если ответственный — записывает детали в блокнот.

3. Ближе к дедлайну вы интересуетесь, как идут дела с подготовкой к тренингу и выясняется, что многие технические моменты упущены, специалисты, которые могли бы помочь в организации, не подключены, спикер уходит в отпуск и так далее, и тому подобное.

4. В день тренинга организация оставляет желать лучшего: многие сотрудники не были предупреждены о мероприятии вовремя и не успели прийти, произошла задержка/накладка, все затянулось, прошло совсем не так, как вы ожидали, а главное, не принесло нужных результатов.

Согласитесь, именно по такому сценарию (с небольшими отклонениями в ту или иную сторону в зависимости от обстоятельств и специфики работы) выполняется большинство задач в компании.

А как могло бы выглядеть это же задание, если бы вы внедрили в свой бизнес Битрикс24?

1. Постановка задачи осуществляется через систему, сотруднику, ответственному за ее исполнение, сразу приходит уведомление.

2. В задаче вы можете прописать все цели и свои ожидания, не опасаясь, что исполнитель что-нибудь упустит или забудет.

3. Вы можете поставить срок, когда должна быть готова задача. Если по какой-то причине работа не будет выполнена в срок, задача окажется в просроченных, и исполнитель, и вы — постановщик задачи — это увидите.

4. К задаче можно подключать наблюдателей, соисполнителей, менять ответственных — все сотрудники будут получать уведомления о каждом комментарии и изменении в задаче, смогут вносить свои предложения, делать замечания и отчитываться о проделанной работе.

5. В задаче можно создавать подзадачи и в них назначать других ответственных. Например, вы хотите не просто провести тренинг, но и сохранить его видеозапись. Используя Битрикс24 можно создать подзадачу для оператора, техника, монтажера и все контролировать в рамках одной поставленной задачи.

6. И наконец, так как через данный портал будут работать все ваши подчиненные, вы очень легко сможете оповестить их о предстоящем мероприятии. Просто создайте задачу, поставьте пометку “Всем сотрудникам” или выберите конкретный отдел, и они получат уведомления о тренинге. Кроме того, вы сможете отслеживать реакцию сотрудников: они могут оставлять комментарии и ставить отметку “Я прочитал” или “Мне нравится”. Также можно подключать календарь. Благодаря этому сотрудники получат уведомление в день тренинга.