Как часто Вам казалось, что будни — это бесконечная череда, сменяющихся друг за другом дней? Из которых большая часть времени это: дорога на работу, пробки, работа и снова пробки по пути домой. Признайтесь, Вам напоминало это бесконечный замкнутый круг? И вот, наконец, Вы дома, но времени осталось только на то, чтобы поужинать привести себя в порядок. На семью, на то, чтобы побыть с близкими и любимыми почти уже не остаётся времени! Потом снова работа — какие-то трения между руководством и подчинёнными, вечно жалующиеся коллеги, либо наоборот те, кто любит на работе поболтать на разные не рабочие темы, шумно смеяться и отвлекать от подготовки важного отчёта. Всё это вываливается в стресс и хронический фактор усталости.
Мы ответим за Вас данный вопрос. Да, всё это именно так!
Всё чаще компании стали принимать на работу сотрудников из других регионов – работать дистанционно. Или, переводят часть своих работников на удалённую работу.
В наше время есть немало компаний с удалёнными сотрудниками, как небольших, так и крупных, которые в какой-то момент поняли, что если есть технологии, позволяющие организовать удалённую работу, то почему бы этим не воспользоваться?! Такие крупные компании, как IBM, eBay, Cisco, Merсedes-Benz успешно привлекают удалённых сотрудников.
Работать удалённо, отличная возможность для людей, которые не могут целый день находится в офисе. Это могут быть женщины, находящиеся дома по уходу за ребёнком или просто желающие побольше побыть с детьми и близкими. Также, это люди, которые имеют ограниченные возможности.
Кроме того, для многих компаний, это ещё и выгодно. Можно сэкономить на рабочем месте и его оснащении. Кроме того, можно экономить на заработной плате. Зачастую,
удалённые работники получают заработную плату среднюю по своему региону. Если брать Москву и Санкт-Петербург, это разница в заработной плате, как минимум в 2-3 раза.
А помочь в этом может CRM-система — система по автоматизированному управлению, созданная для наиболее эффективного взаимоотношения с клиентами, и для контроля поставленных целей и задач сотрудниками. Современные и наиболее продвинутые CRM — это, своего рода, полностью автоматизированное рабочее пространство, для полноценной работы из любого места, где есть доступ к интернету.
Через CRM, если подключить к ней ip-телефонию, можно совершать и принимать звонки и это может быть дешевле стационарной телефонии. CRM можно синхронизировать с почтовыми серверами и собирать все деловые письма в одном месте, где их потом будет быстро найти и можно быть уверенным, что ни одно важное для Вас письмо не пропадёт и не потеряется!
В CRM можно общаться с коллегами, делиться идеями, раздавать поручения и принимать готовую работу. Проконтролировать, всё ли в порядке можно хоть лёжа в гамаке на берегу моря, поскольку пользоваться современными CRM можно не только с компьютера, но и с планшета и телефона.
Только представьте, как это облегчит жизнь всегда занятому руководителю, сколько сэкономит времени и нервов! Не нужно каждый раз высказывать сотруднику о невыполненном, по забывчивости, поручении! Достаточно создать задачу и поставить её на автомат в типовых случаях, а также отметить, что задача будет считаться выполненной только после одобрения руководителем. А сделать это можно всего лишь в пару кликов!
Очень просто! Разработчики CRM, именно для этого, сделали в них ряд удобных функций! Сотрудник может открывать и закрывать рабочий день, отчитываясь там же, почему он опоздал или не вернулся вовремя с обеда. Можно просматривать всё, что сотрудник делал в CRM, вплоть до минут. Если показатели низкие, с помощью CRM можно даже понять — почему именно! Может быть сотрудник звонит только старым клиентам и мало добавляет новых. Может быть удалённый работник тратит мало времени на переговоры или наоборот, много разговаривает с неперспективными клиентами. Или забывает позвонить после отправленного КП, а может даже забывает отправить. CRM всё это позволит выявить и легко организовать рабочий процесс, построенный в Вашей компании. После того, как процесс налажен Вы можете легко его контролировать, тратя при этом меньше времени и находясь при этом где угодно.
С помощью CRM можно легко подготовить нового сотрудника и быстро ввести его в должность, не отрываясь для этого на его обучение, либо поиск человека, который будет обучать новичков. В CRM можно разместить базу знаний, необходимых для нужной должности и удалённый сотрудник, также в удобной для себя обстановке, сможет изучить весь необходимый материал и, даже может подтвердить полученные знания, если Вы разместите в системе квалификационные тесты.
Давайте разберёмся что сотрудник будет делать в CRM:
- звонить;
- писать письма;
- решать задачи;
- составлять документы;
- оформлять сделки и счета;
- общаться в чатах и социальных сетях и другое...
Вопрос контроля должен смещаться в сторону мотивации. Это значит, что Вы сразу ставите измеримые цели перед удалённым сотрудником и для всех сторон становится всё понятно.
У менеджера по продажам главная мотивация - это заключение новых сделок. Есть сделки - есть и результат в виде прибыли для компании и зарплаты для сотрудника.
Но до сделок может пройти много времени и в промежутках между сделками можно дополнительно контролировать ключевые показатели (кол-во звонков, КП, встреч и.т.д.)
У программиста главная мотивация - выполнить поставленную задачу. Речь может быть о создании программы или алгоритма. У таких специалистов всё просто посчитать, т.к. на выходе либо продукт, либо кол-во потраченных часов на решение задач.
У логиста главная мотивация - это бесперебойность работы. Нет ошибок и начисляется оклад с премией. Есть проблемы и если вина сотрудника доказана, то премия не начисляется.
Как мы видим, для разных специальностей можно использовать удалённую работу без потери эффективности. Преимущество Битрикс24 в том, что процесс можно наладить так, что руководителю будут приходить допускаемые сотрудником, ошибки в нужный момент времени.
Сокращение расходов.
По проведённым независимым исследованиям можно сказать, что на одном только сотруднике можно экономить 170 тыс. в год ежегодно, при переходе на удалённую работу и соответствующем ПО. Среднестатистическая организация из 10 человек, при переходе половины из них на удалёнку, может экономить 3 % прибыли за счёт аренды помещения.
Можно сэкономить на рабочем месте и его оснащении. Существенный вклад в экономию, за счёт организации удалённой работы сотрудников, вносит то, что не нужно приобретать недешёвое компьютерное и другое офисное оборудование и программное обеспечение.
Возможность нанять лучших работников
Бывает, что кандидат на вакансию очень подходящий, но проблема в том, что он живёт в другом городе и не согласен на переезд. Организация удалённой работы решит это неудобство!
Возможность работать с людьми по всей России
Очень много компаний, центральный офис которых находится в одном городе, а филиалы раскиданы по России. Очень удобно, когда в компании есть менеджеры по работе с клиентами и инженеры, которые работают из регионов. Так можно привлечь больше клиентов так как нет ограничения по территориальному признаку!
Плюсы удалённой работы для сотрудника
1) Экономия времени
Удалённая работа, как минимум, даёт в день 2 часа личного времени в день. А это 10 часов в неделю, 44 часа в месяц!
2) Комфортные условия
Возможность работать из любого места расширяет зону комфорта работника. При удалённой работе можно работать в привычных для себя условиях и организовать всё с максимальным комфортом. Никто не поругает за чашечку кофе на столе и отсутствие дресс-кода.
Не будет войн из-за кондиционера — в офисе кому-то всегда бывает жарче или холоднее. А если кондиционер работает прямо над рабочем местом, то это гарантированные проблемы со здоровьем.
Работать можно будет и из дома, и на дача и в кафе. Без привязки к стационарному рабочему месту будет больше гибкости. Не нужно будет согласовывать индивидуальный график, чтобы успеть забрать ребёнка из садика или школы.
Всё это повышает производительность труда и отдачу от выполняемой работы. Замечено - многие сотрудники работают эффективнее вне офиса.
3) Сокращение стресса
Доказана, что удовлетворённость сотрудника пропорциональна времени, которое он тратит на путь до работы: чем меньше уходит времени на дорогу, тем больше работа доставляет удовольствия. Не нужно стоять в пробках и участвовать в офисных сплетнях и баталиях. Уровень стресса снижается, а соответственно, повышается работоспособность, мотивация и лояльность.
Облачные технологии —это будущее, как офисных, так и удалённых работников!
Главное при работе с удалёнными сотрудниками — это всегда быть на связи и иметь возможность созваниваться в любое время, если потребуется уточнить важную информацию. Можно устраивать удалённые совещания и онлайн-конференции. Какие-то вопросы можно уточнить по e-mail или через мессенджеры.
- Дисциплинированность;
- Ответственность;
- Целеустремлённость;
- Высокая степень самоорганизации;
- Инициативность;
- Хорошая степень мотивации;
- Любовь к своей работе.
Сотрудник работает наиболее эффективно, если имеет полноценный отдых, а также работнику необходимо иметь время для общения с семьёй и близкими, иметь какое-то увлечение или хобби. Всё это необходимо для его физического и психического здоровья, а также морального удовлетворения. Удалённый сотрудник имеет для этого необходимое время, ведь ему не нужно добираться до работы и стоять в пробках.
Так почему процент удалённых сотрудников не велик? Почему те, кто переходят на удалёнку, зачастую увольняются и снова возвращаются в офис? Ведь казалось бы – одни плюсы, а у сотрудника куда-то пропадает запал, ухудшатся ответственность и мотивация к работе.
Что же важно учесть при организации рабочего процесса удалённого сотрудника? Каким образом избежать недовольства между таким работником и руководителем?
Причина, по которой работник, перейдя на удалённую работу, через какое-то время теряет энтузиазм такая, что дома сотрудник начинает чувствовать себя в изоляции, оторванным от коллектива и рабочей атмосферы, корпоративных мероприятий.
Здесь перед руководителем встают вопросы:
- Как зарядить удалённых сотрудников энтузиазмом;
- Как сделать так, как сделать так, чтобы удалённые работники почувствовали себя одним целым со всем коллективом;
- Как выстроить мотивацию;
- Как всё организовать, чтобы наблюдать за выполнением задач и иметь картину по выполняемым и выполненным поручениям.
1) Правильно выстроенные взаимоотношения.
Как только появился удалённый сотрудник, конечно же хочется, чтобы он поскорее стал полноценным работником. Для этого нужно выстроить правильные отношения как в коллективе, так и с клиентами.
В этом помогут эффективные средства коммуникации. Чем лучше и плодотворнее руководитель будет общаться с сотрудниками, тем чётче им будут понятны и близки устремления и задачи компании!
Крайне необходимо, чтобы у удалённого сотрудника не возникало недоверия к компании или к руководителю. Также важно доверие к коллегам. Это создаёт внутреннюю эмоциональную связь и приверженность целям компании, принадлежность к коллективу. Таким важным фактом нельзя управлять при помощи должностных инструкций и предписаний.
Для этого находите время для общения с удалёнными коллегами и не только на рабочие темы. Проявляйте искренний интерес к жизни сотрудника и его проблемам. Общайтесь по проектам в чате или создавайте онлайн-конференции, где удалённый сотрудник, как полноценный член коллектива, сможет изложить своё отношение к ситуации или проблеме, поделится идеей.
2) Внутрикорпоративная социальная сеть.
Хорошо поспособствует в создании эффективных взаимоотношений корпоративное социальное пространство.
Тогда, кроме рабочих вопросов люди смогут создавать группы по интересам и своим предпочтениям. Таким образом можно объединять в группы и по рабочим задачам.
Если есть такая группа, в которой работники работают над совместным проектом, то это даст более близкое общение. Чаты, онлайн-конференции, вебинары помогут новичку быстрее влиться в работу и почувствовать себя частью коллектива.
3) Мотивация.
Наверняка, каждый руководитель хотел бы, чтобы его сотрудники были мотивированны и наполнены энтузиазмом к работе, придерживались бы общих целей компании. Тут главное, не навязывать свои приоритеты по мотивации. Шкала ценностей одна, но все люди разные и в разные жизненные периоды, находятся на разной ступени ценностей.
Стоит отметить о том, что людям свойственно стремиться к разным целям — профессиональным и личным. Также люди делятся на тех, кому важно само наполнение работы, общение с клиентами, коллегами, возможность самовыражения. И, на тех, кому важен конечный результат и возможность получить признание. К какой бы категории не относились ваши работники, работа должна нравиться и выполняться с желанием. Самое важное здесь это — удовлетворение от самой работы.
Не забывайте, ваш работник, возможно сидит целый день один, в четырёх стенах и ему нужна специальная мотивация. Есть внешняя мотивация, когда руководство побуждает выполнять работу и та мотивация, которая идёт изнутри. Когда что-то делается не потому, что надо, а потому, что это нравится и хочется самому делать, это интересно.
Многие современные компании давно поняли, работники с удовольствием работают в случае, когда могут иметь свободу действий, развиваться, получать новые знания. Также, важно во всех этих действиях видеть смысл, который переключается с ценностями работника. Человеку очень важно чувствовать себя полезным.
Нужно отметить следующее: какой бы деятельность не занимался Ваш сотрудник, имел бы он свободный график или нет, сколько бы часов в день не уделял работе, должна быть чётко организованная схема работы по каждому пункту. По этой схеме руководитель сможет задать нужные параметры соответствия качеству выполненных работ, просматривать динамику работы с задачами. Эта структурированная схема нужна при работе со всеми сотрудниками, в том числе и особенно важно — с удалёнными!
К примеру, по понедельникам сотрудник сдаёт выполненную работу, по средам планёрка, а по пятницам он даёт отчёт о проделанной работе за неделю. Задача руководителя — последовательно прописать все эти процессы и донести необходимость следования им.
Работники хорошо выполняют свои обязанности, когда точно знают, какие действия они должны совершить, какие предъявляются требования к работе, где найти всё необходимое для работы. Часто, вроде и инструкции есть и всё прописано, но наделе оказывается, что сотрудник ничего не понял или понял всё совсем не так. Сотрудник может додумывать то, что имел в виду руководитель. Мысли он не читает, а понять по поведению руководителя не может. Нужно обозначать задачи, которые необходимо выполнить удалённому сотруднику, точнее и понятнее и, уточнять — всё ли сотрудник понял, так как нужно.
Для удалённого сотрудника, также, как и офисного, нужно базовое обучение - ввод в должность, которое можно провести, к примеру, по скайпу или другую программу по коммуникациям. Можно рассказать ему о том, как эффективнее организовать свою работу. Предложить некий тайм-менеджмент, посоветовать, что можно почитать для развития личной эффективности, какие методики и техники можно использовать для своего развития. В общем, можно поделиться всем, что знаете для эффективной работы. Кроме того, нужно, чтобы в компании была база данных по обучению, где будут размещены необходимые материалы о компании, о Ваших продуктах и услугах.
В заключение скажем, что в ближайшем будущем число удалённых работников будет расти. Согласно проведённым исследованиям, через 5 лет, каждый пятый работник в России будет работать удалённо. Удалённая работа уже стала трендом, и не удивительно! Ведь это возможность нанять лучших работников, явная экономия на аренде офиса, привлечение клиентов со всех уголков мира и страны. Плюсов в данной организации бизнеса значительно больше, по сравнению с работой в обычном офисном формате. Умение эффективно сотрудничать с удаленными работниками, поможет получить серьезное конкурентное преимущество для предприятия и сможет обеспечить процветание бизнеса.
При составлении статьи были использованы материалы и картинки с сайта 1С-Битрикс
У Вас другие задачи или Вы не поняли как это сделать?