На текущий момент, не осталось ни одной компании, которой бы не требовалось работать с какими-либо документами. Реальность диктует свои правила. Каждый из Вас постоянно создает, редактирует, оправляет, удаляет или перемещает всевозможные документы. В данном случае, неважно остаются они в электронном виде или превращаются в бумагу. Все они рождаются в недрах Ваших компьютеров и там остаются до момента удаления и перемещения.
Логично будет предположить, что организация хранения файлов в каждой компании это целый бизнес-процесс.
Если документы хранятся на локальных машинах у пользователей, то сразу возникает риск, связанный с утратой данных при отказе в работе жесткого диска.
Чаще всего, в компаниях применяются файл-серверы, которые выполняют функцию накопления, защиты документов от потери и распределения прав доступа к данным. Это все касается локального расположения документов компании.
Некоторые компании используют облачное хранение документов, благо сейчас для этого масса сервисов, например, Google disk.
В облачных сервисах есть возможность создавать документы, хранить и ими обмениваться. С точки зрения сохранности данных в них тоже все в порядке, т.к. инфраструктуру создает и поддерживает собственник интернет-сервисов, а они очень много средств тратят на безопасность.
Теперь плюсы и минусы обоих способов. С локальными все просто. Документы доступны пока либо машина с данными в сети, либо локальный сервер исправен. Для создания документов в локальной версии требуются программы, такие как MS Office или Libre Office. Один продукт платный другой бесплатный. MS Office знают все и платят за его использование по умолчанию. Второй продукт уже намного реже встречается на рынке, но он абсолютно бесплатен.
В облачных сервисах, зачастую, используются встроенные редакторы. Тот же MS Office имеет облачную версию. Данные в сервисах более надежнее защищены и имеют возможность распространяться далеко за пределы офиса без сложных инфраструктурных решений. В данном варианте работы не обходится без ложки дегтя. Дело в том, что облачные редакторы имеют проблемы с форматированием в документах и в локальных программах могут встречаться артефакты, созданные облачными решениями.
В рамках работы любой компании очень важно не отделять документооборот от других бизнес-процессов предприятия. В данном случае помогают встроенные облачные системы со своей схемой документооборота. В некоторых CRM-системах документооборот на очень высоком уровне и позволяют даже привязывать документы к задачам. Существуют, так же такие механизмы как утверждение документов, их согласование и контроль версий.
У Вас другие задачи или Вы не поняли как это сделать?