Как часто Вы слышали о том, что документооборот можно автоматизировать и думали о том, как подступиться к этой задаче? 

Все ли бизнес-процессы автоматизировать или только часть?

Справляться своими силами или пригласить для этой задачи специалистов? 

Отвечая на эти вопросы, давайте поговорим о том, как автоматизировать документооборот.

Этапы автоматизации бизнес-процессов

Этап 1. Определиться с целями

Первоначально хорошо проанализировать документооборот Вашего бизнеса, в целом, и решить для себя, какие процессы Вы хотели бы автоматизировать. Такие процессы классифицируются на:

а. Типовые, рутинные действия, имеющие свойство повторяться.

Это может быть заказ пропусков на парковке, запросы работников выдать наличные, утвердить заявление на отпуск.

Экспертная оценка показала, что если автоматизировать эти действия, можно сэкономить 5-15 % рабочего времени простого служащего. Вывод — сократятся расходы. Да и автоматизировать эти процессы проще всего. Так, в Битрикс24 уже есть шаблоны типовых бизнес-процессов, которые и настраивать-то не требуется — просто укажите сотрудников, отвечающих за эти действия. Поскольку это распространённые документы, в систему заложено автоматическое их формирование. Достаточно внести необходимые переменные. К примеру, если это процесс «Счёт на оплату»: за что платим, номер счёта, дату, сумму, валюту.

б. Проблемные процессы, с документацией которых постоянно какие-то трудности.

На согласование и завершение таковых тратиться много времени, зачастую, просто ожидания.

Например, сделку согласовали, а договор всё ещё ожидает подписания. А у юристов стол завален кучей таких договоров. И Бог знает, когда, нужный кому-то договор, будет подписан.

Точно пора с этим что-то делать! Тут-то и придёт на помощь автоматизация.

в. Действия, только для совершения которых, приходиться нанять отдельного человека.

Компания выросла и, кроме постоянных работников, появилось много вне штатных — всем им каждый месяц нужные новые акты. Руководитель закопался в груде документов и не имеет уже нужного времени на основные задачи. Тогда приходит решение взять юниора для работы с договорами. Однако, не лучше ли доверить это дело самодействующей системе, которая отладит весь процесс?

г. Процессы, которые нужно сделать прозрачными.

Автоматизированный электронный документооборот, помимо плюсов в экономии времени, средств и сил, имеет ещё одно неоспоримое достоинство — расширенный и настраиваемый доступ к информации.

К примеру, требуется, чтобы любой специалист имел возможности найти документ по контрагенту, ответственному менеджеру или дате.

Или, Вам, как руководителю, хочется видеть на каком этапе находится та или иная Сделка, а не спрашивать об этом у ответственных. Автоматизация в этом поможет и справиться с данными задачами.

Этап 2. Сформировать рабочую группу

Автоматизация — это всегда отдельный проект, такой же, как, например, открытие нового филиала. Тогда, нужен специалист, отвечающий за этот проект. Это может быть it-специалист, но не обязательно. Но, если есть it-служба в компании, руководитель отдела, несомненно, должен входить в рабочую группу проекта. Здесь важно, чтобы этот человек имел опыт управления проектами или понимает устроен этот процесс, а также работал с автоматическими системами. Помимо этого, в рабочую группу надо пригласить кого-то из юридического отдела, бухгалтерии и специалистов из отдела, который будете автоматизировать. Например, руководителя отдела продаж

Также, важно решить — проводите ли Вы автоматизацию своими силами или с помощью сторонних it-специалистов. Если процессы сложные, нестандартные или компания очень больная, или сроки уже поджимают, имеет смысл грамотных специалистов из it-сферы.

Например, в нашей компании есть услуга по автоматизации бизнес-процессов. Но, с Вашей стороны необходим специалист, разбирающийся в Ваших процессах и как поставлен документооборот.

Этап 3. Создать схему бизнес-процессов

Прежде, чем автоматизировать какие-то процессы, нужно описать их на бумаге.

Если речь идёт об автоматизации обращений клиентов, то описать весь процесс — от первого обращения, до сделки, не пропуская ни одного шага. За каждый шаг-стадию должен быть назначен ответственный, который получит соответствующую задачу. Нужно назначить всех участников процессов, на каком этапе и кто из ответственных будет получать задачу и иметь права на то, чтобы сдвинуть процесс далее, либо назад, если какие-то моменты были упущены. Также, важно назначить сроки. К примеру, даётся срок на оплату счёта 1 неделя. По истечении этого времени, если оплата счёта не поступила и сделка зависла, система отправит уведомление руководителю менеджера о том, что клиент тормозиться с оплатой.

Наша компания, на основе своего опыта внедрения, разработала типовую схему описания бизнес-процессов по лиду и сделке, которая уже увязана с логикой работы Битрикс24 и можем Вам её предложить.

Этап 4. Внедрить

Если есть готовая согласованная схема, то остаётся только её автоматизировать. Если в Вашей схеме Ваши процессы согласуются с работой в Битрикс24, то настройка не вызовет проблем. У привлечённых специалистов, если внедрять будете не Вы, не должно быть вопросов к Вашей схеме. Все непонятные моменты должны быть разобраны и разрешены.

Итак, всё готово — приступаем к внедрению. После проведения работ обязательным должно быть обучение по работе с новым механизмом. Сотрудников нужно обучить пользоваться новой системой. К новым процессам нужно какое-то время привыкнуть. Должно быть введено правило — документ не введён в систему, значит он не существует. Или, никто не ходит с распечатками каких-то документов на подпись — всё подаётся в электронном виде.

Нужно быть готовым, что сначала сотрудники могут возмущаться. Но, это только первое время. Затем, место рутины займут более интересные задачи.