Email-трекер в Битрикс 24

Наконец-то все пользователи Битрикс24 дождались появления полноценной интеграции crm с почтовым сервисом с использованием протокола IMAP.
Напомню, что ранее была возможность только загружать письма с одного почтового ящика с использованием протокола POP3. Подробнее про данный функционал можно прочитать в нашей статье "Настройка электронной почты в Битрикс24 (bitrix24)".
С появлением полноценного протокола IMAP появилась возможность работать в привычном Вам почтовом клиенте и пользоваться всеми прелестями CRM системы (сбор данных по контакту или компании из всех источников в одном месте). Теперь Вы можете не беспокоиться за своих клиентов когда уходите в отпуск. Ваши коллеги могут увидеть переписку и вовремя отреагировать и Вам не придётся отдавать пароль от своего ящика или в отпуске реагировать на письма.

Конечно, мы и до этого могли решать данные вопросы, работая через один почтовый ящик с автоматической или ручной переадресацией, но теперь у Вас появилась возможность это делать наиболее удобным способом.

Теперь разберём данный функционал подробнее.  Прежде всего, нужно отметить, что подключение по IMAP Вы можете сделать с разными почтовыми доменами. Получается 3 основных сценария:

1. Создать ящик в зоне Битрикс24
   
2. Создать ящик на своем домене, подключенном к pdd.yandex.ru
3. Подключить ящик, созданный на любом другом публичном сервисе (mail.ru, gmail.com и др.).

Первый сценарий с подключением ящика @bitrix24.ru мы не будем рассматривать, т.к. он крайне редко используется.  За 4 года нашей работы с данной системой не было ни одного желающего его себе подключить. У всех  есть либо корпоративные ящики, либо свои, созданные в публичных сервисах.
В данном сценарии самое главное - это подключение Вашего домена к Почте для Яндекса. Если оно не было сделано, то всё остальное не имеет смысла. 
Подробнее о подключении pdd.yandex к Битрикс24 Вы можете прочесть тут. 
Допустим, что у нас уже настроена почта. Каждому сотруднику можно выдать свой адрес в зоне Вашего домена (@company.ru). Для этого, Вы можете перейти в
НАСТРОЙКИ > УПРАВЛЕНИЕ ПОЧТОЙ

В списке Вы выбираете сотрудника  и нажимаете "Создать".  

В данном окне Вы можете создать новый ящик в рамках Вашего домена, либо выбрать уже ранее созданный, т.к. при взаимодействии Битрикс24 и ПДД.Яндекс через API передаются все ящики, которые уже существуют в системе. После ввода нового ящика или выбора старого не забудьте нажать "Сохранить".

После выбора существующего или создания нового ящика Вы можете переходить к настройкам протокола IMAP, в системе Битрикс24. Для этого Вам необходимо перейти к настройке интеграции почты в Вашей учетной записи.

Необходимо отметить, что интеграция с почтой происходит индивидуально для каждого сотрудника, поэтому этот вопрос необходимо проконтролировать вначале, т.к. из-за некомпетентных действий, связка Битрикс24 и почтового ящика может быть неправильно настроена! 

Далее мы переходим к самой настройке интеграции. В открывшемся окне Вы можете подключить Ваш ящик и изменить опции. Их тут совсем немного, поэтому запутаться достаточно сложно.

Если Вы забыли пароль от почтового ящика или его у Вас не было, Вы можете его поменять

Заказать консультацию

Если Ваш ящик привязан к ПДД.Яндекса, то подключение происходит после нажатия кнопки "Включить". Система потребует от Вас ввести пароль от ящика и запросит период загрузки писем. На картинке видны два основных варианта "3 дня" и "всё время".

LIFE HACK. Если у Вас бесплатный Битрикс24 или тарифный план "Проект +" и Вы не израсходовали Демо режим, то Вы можете его активировать, чтобы загрузить всю переписку. В левом меню найдите  МОЙ ТАРИФ > ДЕМО РЕЖИМ > ВКЛЮЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 30 ДНЕЙ По окончании загрузки писем Вы можете приостановить Демо-режим, чтобы потом им воспользоваться при необходимости.

Допустим, что у Вас в системе есть возможность указать "всё время". Задумайтесь над тем, что после активации данной опции, к Вам на портал прилетит вся история переписки из почтового ящика. Напомню Вам что логика обработки почты  Битрикс24 подразумевает следующие правила:

1. Если адреса нет в системе, то создаётся Лид.
2. Если Адрес почты есть в Лиде, Контакте или Компании, то письмо прикрепляется к сущности где есть адрес отправителя.
3. Если Адрес почты есть в Компании и Контакте, то приоритет будет всегда за Контактом. В компанию такое письмо не прикрепится.  

После прочитанного Вы должны проанализировать все адреса и попробовать предсказать что произойдет после появления всей почты. Возможно, придётся сперва загрузить все контакты в Битрикс24, чтобы избежать проблем в последствии.

Для завершении настройки Вам останется только нажать "Подключить".

Впоследствии, Вы обязательно столкнётесь с ситуацией, когда появятся адреса, которые необходимо исключить из списка получаемых писем с сервера. Это можно осуществить выбрав опцию "Исключить из обработки адреса". Пишите в окне адреса и разделяете их запятыми.

Если Вы всё сделали правильно, то Вы обязательно должны увидеть данный значок в конце всей процедуры 

Почта поступит в систему не мгновенно, а в течение, примерно, 5 минут, если у Вас не 1 000 000 писем с кучей файлов во вложениях. В каждом индивидуальном случае скорость загрузки писем будет разная. 

После завершения присоединения ящика к Битрикс24 мы хотим обратить Ваше внимание ещё на одной опции - Настройка обработки папок.

Заказать консультацию
Вы можете настроить в системе папки из почтового ящика, которые будут синхронизироваться с Битрикс24. Эта возможность позволит Вам очень хорошо фильтровать весь поток писем, поступающих на Ваш ящик. Если у Вас ящик существует давно, то скорее всего, на него постоянно приходит куча рассылок и прочих "очень нужных" для работы писем.

Примерная модель работы с выбранными папками.

Вы получаете письма в свой ящик и сами решете что необходимо отправить в Битрикс24, перемещая письма в специально созданную папку в почте, например, Битрикс24. В таком случае, У Вас в CRM будут только самые необходимые письма. 

Процедура подключения ящика Gmail совпадет по своим настройкам с процедурой настройки почтового ящика Яндекса, но имеет свои особенности. У компании Google особенное отношение к безопасности коммуникаций, поэтому сразу обмен может и не заработать. Пойдём по шагам.
1.  Выбираете в настройках логотип Gmail и вводите свой почтовый ящик test@gmail.com в соседнем поле указываете пароль от ящика. 

Далее ставите "Связать с CRM" и ставите опцию забора почты. Процедура аналогична той, что мы описывали Выше. 
Если соединение не удастся осуществить, то идём далее по списку.
2. Проверяем, чтобы IMAP протокол был включен в настройках Gmail  

3. Если не помог пункт 2, то необходимо включить доступ непроверенным приложениям
Доступ к аккаунту - ВКЛЮЧИТЬ.