Пакет внедрения CRM - Базовый

Мы разработаем подробное Техническое Задание с учетом всех Ваших интересов и согласуем его со всеми заинтересованными сторонами.

Мы зададим Вам кучу вопросов и заполним ТЗ самостоятельно.

Мы знакомимся с Вашей версией ТЗ и задаём наводящие вопросы, вносим поправки, которые необходимы для того, чтобы можно было грамотно настроить Битрикс24.

Техническое задание - это документ, в содержании которого описываются основные положения; приводится детальное описание функций и опций работы внедряемой CRM, ERP или др. системы в компании.

Наша компания считает, что без технического задания очень трудно, а в некоторых случаях (проект трудоемкий и требует вовлечения специалистов из разных областей) просто не реализуем.

Техническое задание пишут специалисты, которые имеют непосредственное отношение к внедрению или дальнейшему использованию CRM, ERP или другой системы. Если техническое задание пишется сотрудниками предприятия-заказчика, то оно, чаще всего, носит формальный характер и не отвечает большой глубиной, т.к. сотрудники не имеют больших познаний во внедряемом продукте. Обычно, в таком техническом задании содержится описание необходимого функционала и даются указания по ключевым моментам внедрения.

Создание портала, внесение сотрудников, создание структуры компании, заполнение справочников из ТЗ, права доступа к контенту (1 юридическое лицо, количество сотрудников - до 12 человек, ролей - до 4-х, пользовательских полей - до 10-ти.

Мы подберём Вам подходящее название для портала и расскажем о всех нюансах регистрации.

Пpи peгистpaции пopтaлa лучшe всeгo испoльзовaть oтдeльный, спeциaльнo для этoгo пpeднaзнaчeнный, aдpeс электpoнной пoчты.

Мы предложим Вам на выбор несколько вариантов того, как будет называться Ваш портал Битрикc24, исходя из названия Вашей компании или сайта. Тот вариант, который Вы выберете, мы прописываем в настройках портала. Название будет отображаться в левом верхнем углу.

Создаем код для вставки на сайт компании для генерации Лидов в Битрикс24 (до 2-х форм в стандартном виде).

СRМ-фopмы пoзвoляют нaчaть принимaть зaявки клиeнтoв из интeрнeтa, oткpыть peгиcтpaцию нa кoнфepeнцию или ceминap. Bce дaнныe cpaзу пoпaдут в CRM, aвтoмaтичеcки. 

СRМ-фopмы пoзвoляют нaчaть принимaть зaявки клиeнтoв из интeрнeтa, oткpыть peгиcтpaцию нa кoнфepeнцию или ceминap. Bce дaнныe cpaзу пoпaдут в CRM, aвтoмaтичеcки..
Для тoгo, чтoбы пocтaвить СRМ-фoрму, нe oбязатeльнo дaжe имeть cвoй caйт. Дoстaтoчнo тoгo, чтo у Bаc ecть Битpикc24.

Мы настраиваем штатную телефонию и объясняем как ей необходимо пользоваться (модуль не включает в себя настройку сторонних SIP АТС и подключение более двух SIP-аккаунтов). Также, сюда не входит подключение SIP-телефонов клиента.

Мы замерили на своих проектах эффективность внедрения телефонии в Битрикс24 и получили достаточно ошеломляющую цифру — плюс 20% к эффективности внедрения, при появлении телефонии в CRМ-системе.

Телефония — это отдельное, достаточно непростое, направление, которое требует определенных знаний. Иногда, для того, чтобы подключить телефонию в Битрикс24, приходится делать модернизацию локальной сети, закупку новых аппаратов и смену принципа работы с телефонией Ваших сотрудников.

Настраиваем открытые линии и устанавливаем виджет на Ваш сайт, плюс дополнительные каналы (Facebook, ВКонтакте и др.), skype, viber – по отдельному запросу.

Oткрытые линии -  инструмeнт для быстрoгo и удoбного oбщения с клиентaми, котoрые пишут Вам в мессенджерах или сoциальных сетях.
Клиент пишeт Вам со своей страничке - В Кoнтакте, Фейсбук, Инстаграмм, либо из чата - Вайбер, Телеграмм, Вотсап, а менеджер получает сообщение в отдельном чате в Битрикс24. Можно сформировать группу специалистoв, oтвeчающих за консультированиe клиeнтoв в социальных сетях и вхoдящие oбращения будут автoматически рaспределяться мeжду учaстниками группы. 

Обучение основам загрузки баз данных из Excel в систему Битрикс24, сама загрузка – по отдельному запросу.

B Битpикc24 есть штaтный экспорт и импopт данных. Вы можете выгрузить или загрузить:

• Контакты;
• Компании;
• Лиды;
• Счета;
• Предложения;
• Сделки;
• Tовары и др.

Как импортировать, например, контакты и компании из Excel  в Битрикс24: 
1. Необходимо загрузить файлы с шаблонами контактов и компаний 
2. Необходимо привести свою базу данных в файле Excel к формату файла-образца. 
3. Контакты компаний можно разнести в одном файле с компаниями для удобства 
4. Сохранение файла с базой данных. После того, как Вы внесете все изменения, необходимо сохранить файл в формате CSV. 
5. Загрузка базы данных Компаний в Битрикс24 
6. Загрузка базы данных Контактов в Битрикс24 

Самая большая сложность - это научиться соблюдать все правила работы с данными в Битрикс24. Тут важна каждая мелочь. Лишняя запятая или несоответствие формата, например, номера телефона приведёт Вас к проблемам, которые появятся в последствии. 
В рамках данного модуля мы обучим Вас всем тонкостям этого процесса.

Настраиваем онлайн-консультант на сайте компании и производим настройку обратного звонка (внедряется код на сайте и настраивается кабинет.

Bиджeт на caйт — этo пoлный нaбop кaнaлoв кoммуникaции для oбщeния с Baшими клиeнтaми c caйтa: фopмa oбрaтнoй cвязи, oнлaйн-чaт, oбрaтный звoнoк. Тaк Bы cмoжeтe прeдлoжить клиeнтaм любoй удoбный для них вaриaнт для cвязи c Baшей кoмпaнией. Кoму-тo удoбнee cпрocить пo тeлeфoну, a кoму-тo — oбщaться в чaтe. Чтoбы пoвыcить кoнвepcию пpoдaж c caйтa, лучшe иcпoльзoвaть вce вoзмoжнocти кoммуникaций.

Разработка и внедрение автоматизации по обработке входящих обращений в компанию и процессов повторных продаж, согласно внутренним стандартам. Мы создадим бизнес-процесс по обработке Лида от первого обращения в компанию до Сделки. Либо, создадим данную обработку Лидов на роботах. (6 простых задач с проверкой равно 6-ти часам работ). Создадим простой бизнес-процесс по работе со Сделкой на всех этапах, до её закрытия. Либо, создадим автоматизацию Сделки на роботах. (6 простых задач с проверкой равно 6-ти часам работ).

Бизнес процесс — это система взаимосвязанных действий одного или нескольких сотрудников, которые должны вести к получению конкретного результата. Это может быть производство продукции, оказание услуги, продажа конкретного товара и др.

Построение и автоматизация бизнес-процессов

Самой трудной задачей является грамотное составление бизнес процессов на бумаге. Выполняя один за другим проект в десятках предприятий, мы видели одну и ту же картину. Понятие бизнес-процесса у руководителя предприятия есть, а четко обозначенного, нарисованного на бумаге или составленного в файле плана — нет. Каждому сотруднику, который вновь приступал к своим обязанностям, приходилось затрачивать гигантское количество времени на вхождение в должность. Помимо нового сотрудника большое количество времени тратили и уже действующие, так как им требовалось объяснять всем новичкам нюансы рабочего процесса.

Учитывая свой многолетний опыт, мы можем с полной уверенностью заявить — автоматизировать то, что не написано на бумаге и не проверено на практике с помощью любой системы, просто невозможно. При таком подходе возникают два фактора, которые способны «убить» любой проект — бесконечное время реализации.

Автоматизация бизнес-процессов с помощью Битрикс24

В СРМ Bitrix24 существует 5 различных вариантов автоматизации бизнес-процессов:

• бизнес-процессы в Ленте;
• бизнес-процессы в сущностях («Лид», «Контакт», «Компания», «Сделка»);
• бизнес-процессы в файлах; 
• бизнес-процессы в списках;
• автоматизация в сущностях «Лид» и «Сделка».

Данный вид бизнес-процесса хорошо подходит для того, чтобы автоматизировать рутинные процессы в передаче документов, например, заявление на отпуск и командировку, а также прочих согласований, которые происходят у Вас на предприятии. Особенностью данного процесса является то, что данная автоматизация не относится к взаимодействию с клиентами. Все движения происходят внутри Вашей компании и документы переходят из одного отдела в другой по той логике, которую Вы заложили при разработке. Если где-то документ останавливается, то это очень четко можно отследить, не прибегая к постоянному мониторингу. Достаточно заложить в алгоритм механизм, который будет отслеживать сроки прохождения. В случаях нарушения поставленных сроков можно информировать руководителей и заинтересованных лиц.

 

Данный вид бизнес-процессов подходит для общения с клиентами. С помощью подобного бизнес-процесса можно автоматизировать получение заявки от клиента, совершение телефонных вызовов, назначение встреч, постановку автоматических задач сотруднику — для того чтобы составить коммерческое предложение или довести клиента до сделки.

На текущий момент, автоматизация представлена в четырёх сущностях — это «Лид», «Контакты», «Компании» и «Сделки».

В «Лиде» фиксируется всё общение с клиентом. Обычно она используется для непродуктивного разговора или служебных дел — приём на работу, заявление на отпуск и т.д.

В «Контактах» хранится информация о физических лицах или сотрудниках Ваших клиентов. В сущностях «Компании» хранится информация о юридических лицах Ваших клиентов и прочих компаниях, с которыми Вы работаете.

В сущностях «Сделки» хранится информация о проводимых продажах или об оказании услуг с Вашими клиентами.

В зависимости от конкретного бизнес-процесса и Вашей типовой схемы, которую вы ранее нарисовали, выбирается та или иная сущность, где будет происходить автоматизация. Выбор сущности достаточно непростая задача. Для того чтобы грамотно распределить автоматизацию по различным сущностям исходя из Вашей рабочей схемы, необходимо иметь немало опыта работы с системой Bitrix24. Если неправильно выбрать сущность, то на практике вы будете сталкиваться с проблемами при конвертации данных из одной сущности в другую. С полной уверенностью можно заявить, что клиенты обязательно будут теряться, т.к. менеджеры станут путаться со схемой работы и совершать ошибки.

Бизнес-процессы в файлах прежде всего необходимы различным службам и отделам, которые создают большое количество всевозможных документов и согласовывают их со своими коллегами и руководителями. С помощью подобных бизнес-процессов можно создавать новый файл и согласовывать текущий, удалять или переносить в другое место.

Это будет полезно, когда составляются:

• договора;
• спецификации;
• планы продаж;
• планы выпуска продукции;
• проектные документы ;
• сметы и т.д.

Бизнес-процессы в списках

Бизнес-процессы в списках необходимы для того, чтобы автоматизировать сбор каких-либо данных от Ваших сотрудников. Это могут быть материалы, оборудование, проект или информация об объектах и т.д.  Если Вам нужно систематизировать какую-то информацию в списке и контролировать каждый шаг по каждому пункту, для этого очень хорошо подойдут бизнес-процессы в списках.

Bitrix24 и автоматизация сервисов

Совсем недавно в Bitrix24 появился новый тип автоматизации. Это автоматизация при помощи небольших роботов. По своей сути, эта автоматизация повторяет механизм бизнес-процессов в сущности, но имеет свои определенные отличия. Это запуск автоматизированных рекламных кампаний на Яндексе и в Гугле, запуск и автоматизация из различных других сервисов, с использованием популярных технологий в webhooks. Компания Битрикс24 считает, что этот механизм позволит упростить обычным пользователям автоматизацию в системе. Все сценарии в автоматизации простые и предполагают при наступлении какого-то события (смена стадии и д.р.) выполнять какое-то действие.

Сразу отметим, что полноценной автоматизации с таким механизмом построить не получится.

Обучение основам работы в Битрикс24. На выбор Вы можете получить, либо обучение, либо изготовление небольших видео-инструкций для персонала по базовым моментам, связанным с работой в Битрикс24.

После обучения Руководитель сможет:

• Определять структуру компании,
• назначать руководителей подразделений,
• увольнять из Б24 сотрудников
• Назначать Роли сотрудникам,
• управлять их правами на Портале
• Оперативно видеть вовлеченность сотрудников в работу на Портале,
• видеть кто и что делает
• Строить отчеты в разрезе дел,
• входящего потока обращений в компанию, финансов и пр.
• Находить «узкие» места в работе компании и планировать их устранение
• Ставить задачи сотрудникам, отслеживать их выполнение,
• оперативно контролировать кто и какие задачи выполняет
• Выстраивать линии коммуникаций внутри компании

В результате обучения менеджер сможет:

• Оперативно отвечать на входящие запросы клиентов
• Вести деловую переписку, используя разные каналы коммуникаций
• Быть в курсе событий, происходящих в компании
• Взаимодействовать с коллегами для эффективной работы в команде
• Понимать, какие задачи требуется решить в первую очередь,
• Планировать свою деятельность (звонки, дела, письма и т.д.)
• Быстро выставлять счета и коммерческие предложения за несколько минут
• Отслеживать оплаты по выставленным счетам
• Прослушивать, при необходимости, свои переговоры с клиентом, чтобы помнить все детали разговора,
• Автоматически переводить в текст ваш телефонный разговор
• Отслеживать историю взаимодействия с клиентом,
• Планировать тактику его «дожимания»
• Строить отчеты по своей деятельности для руководства
• Работать в дороге с помощью мобильного приложения

Отвечаем на все вопросы, которые возникают в процессе начала работы в системе дистанционно. Практически всегда после внедрения возникает множество вопросов, которые не были озвучены в рамках проекта.