Описание Смарт-процесса:
Для решения вышеупомянутых проблем мы разработали Смарт-процесс, охватывающий все основные виды встреч, который позволяет автоматизировать процесс проведения Совещаний.
Цель:
Повысить эффективность проведения совещаний за счет автоматизации рутинных операций и внедрения стандартизированного процесса. Наполнить такие мероприятия конкретикой с распределением ответственности на исполнителей.
Задачи, решаемые смарт-процессом:
- Автоматическое назначение участников совещания на основе их доступности и роли в процессе.
- Согласование времени проведения совещания с учётом доступности участников.
- Создание протокола совещания с автоматическим сбором обратной связи от участников.
- Фиксация результатов совещания и принятие решений.
Направления совещаний:
- Стратегическое — обсуждение долгосрочных целей и планов организации.
- Оперативное — решение текущих задач и проблем.
- Проблемное — обсуждение конкретных проблем и поиск путей их решения.
- Информационное — обмен информацией и новостями.
- Комбинированное — совещание, проводимое совместно с внешними участниками.
Роли участников смарт-процесса:
- Секретарь совещания — отвечает за организацию и подготовку совещания.
- Модератор совещания — контролирует ход совещания и обеспечивает его эффективность.
- Сотрудник, следящий за таймингом — следит за временем проведения совещания и предупреждает о его завершении.
Ключевые особенности нашего решения:
- Модульный подход к настройке процесса под конкретные потребности компании
- Гибкая система ролей и прав доступа
- Интеграция с календарем и задачами Битрикс24
- Автоматическое напоминание участникам о предстоящих совещаниях
- Возможность создания онлайн-конференций прямо из системы
- Стандартизированные шаблоны протоколов для разных типов совещаний
В чем основная особенность:
В классическом механизме, который есть в Битрикс24, вы можете только создавать встречи. В нашем механизме можно сформировать различные типы встреч с возможностью гибкой настройки их содержания. Время согласовывается в понятном формате со всеми участниками и каждое собрание имеет итог и протоколируется с оценкой.
Каждое собрание может быть назначено, если только будет собрана предварительная информация заранее. Практика показала, что нет смысла собираться и обсуждать какой-либо вопрос без подготовки и определения ролей в самом начале.
Результаты и улучшения:
- Сокращение времени на организацию совещаний.
- Увеличение продуктивности совещаний.
- Повышение вовлеченности участников.
- Минимизация неэффективных встреч.
- Полная прозрачность и документирование всех решений.
- Оценка прошедшего совещания его участниками.
- Возможность анализа эффективности совещаний и оптимизация процесса.