Цели проекта
- Сократить время на обработку вакансий, трудоустройство и другие кадровые процессы.
- Повысить прозрачность процессов и контроль за выполнением задач.
- Уменьшить количество ошибок при оформлении документов и улучшить коммуникацию между отделами.
- Автоматизировать процессы командировок, больничных и отпусков для уменьшения административной нагрузки.
Анализ
Проводим аудит работы компании и выявляем ключевые проблемы.
Наш подход к решению задачи
Мы предлагаем клиенту решение, которое позволит автоматизировать ключевые процессы в Битрикс24, используя возможности сущности «Цифровое рабочее место» в несколько этапов:
Разработка плана автоматизации
Анализ текущих процессов и выделение тех, которые наиболее требовательны ко времени и часто приводят к ошибкам. Включение в автоматизацию процессов обработки вакансий, трудоустройства, испытательного срока, командировок, больничных и отпусков.
Внедрение Продукта
- Отслеживание вакансий — автоматическое обновление списка вакансий и уведомления для HR-менеджеров о новых заявках.
- Трудоустройство сотрудников — процесс оформления документов с автоматическим контролем статуса.
- Испытательный срок — процесс постановки задач для нового сотрудника и отслеживание прогресса.
- Смарт-Процессы “Отсутствие”: Командировка, больничный, отпуск — это смарт-процессы для автоматической подачи, согласования у руководителей и учета заявок сотрудников.
Обучение и поддержка
Обучаем сотрудников работе с новой логикой, организовываем техническую поддержку и делаем систему максимально удобной для конечного пользователя.
Описание Смарт-Процессов
1. “Документы сотрудников”
В системе предусмотрен механизм, позволяющий осуществить хранение личной информации сотрудников. Данный смарт процесс выступает в качестве удобного хранилища и задействован в других сущностях.
2. “Требуется сотрудник”
Для эффективного контроля и обработки вакансий был разработан специальный смарт-процесс. В системе создаются карточки вакансий с полным набором данных: описание, требования, зарплатные ожидания и прочее. Прозрачный процесс позволяет HR-специалистам быстрее обрабатывать отклики, с возможностью фильтрации и автоматической сортировки кандидатов по ключевым критериям. При необходимости, можно настроить интеграцию с сервисом HH.ru, для автоматического получения откликов.
3. “Работа с сотрудником”. Воронка : Работа с соискателем
Процесс устройства нового сотрудника в компанию станет максимально удобным и быстрым благодаря внедрению этого смарт-процесса. Каждое действие сотрудника, от подачи заявления до подписания трудового договора, фиксируется в системе. С помощью системы задач и напоминаний автоматизируются все этапы: от первичного оформления документов до учета всех важных деталей трудового договора. HR-специалисты получают полную картину каждого этапа, а руководители — возможность отслеживать процесс в реальном времени.
4. “Работа с сотрудником”. Воронка : Испытательный срок
Для управления испытательным сроком был внедрен смарт-процесс, который включает в себя как автопостановку обучающих задач для ввода в должность нового сотрудника, так и мониторинг его работы. Вся информация собирается в одном месте, что позволяет обеспечить прозрачность и системность в процессе адаптации нового сотрудника.
5. “Отсутствие”. Воронка : Командировки
Данный смарт-процесс значительно упрощает процесс оформления командировок. Каждый сотрудник может создать заявку на командировку, указав все необходимые детали (место, даты, цель, за чей счёт). После утверждения руководителем, система автоматически генерирует все необходимые документы и уведомления для бухгалтерии. Весь процесс полностью автоматизирован и позволяет контролировать процессы финансовых расчетов и оформление отчетности по командировкам.
6. “Отсутствие”. Воронка : Больничные
Для учета больничных был разработан специальный смарт-процесс, который позволяет сотруднику отправить заявку на больничный. Система позволяет ответственному сотруднику (например Бухгалтеру) проверить документы (ЭЛН) и вовремя выплатить д/с заболевшему сотруднику. После подтверждения всех данных больничный автоматически фиксируется в системе и сотрудник “выпадает” из производственных процессов на время отсутствия.
7. “Отсутствие”. Воронка : Отпуска
Отпуска сотрудников теперь оформляются через автоматизированный смарт-процесс. Система позволяет сотруднику выбрать даты отпуска и отправить заявку на согласование. После утверждения руководителем система автоматически формирует необходимые документы для бухгалтерии и кадрового отдела. Все данные о прошлых отпусках и текущем состоянии доступны для руководителей в любой момент времени.
Во всех смарт-процессах категории “Отсутствие” реализована функция автоматического “вывода” сотрудника из всех рабочих процессов на период его отсутствия на рабочем месте посредством активити “График отсутствий”
Результаты и улучшения
- Сокращение времени на обработку вакансий и трудоустройство сотрудников
- Сокращение времени на оформление командировок, больничных и отпусков
- Увеличение прозрачности процессов, благодаря чему станет легче отслеживать выполнение задач и контролировать сроки
